درگیر کردن کارکنان خود برای بهبود عملیات یکی از روندهای داغ امروزی است و یکی از راه های انجام آن جعبه پیشنهادات است. این روشی است که هم در بخش دولتی و هم در شرکت ها به طور گسترده استفاده می شود. به‌طور دردناکی اغلب فعالیت‌هایی که سال‌ها پیش راه‌اندازی شده بود، محو شده‌اند. در چنین شرایطی، راه اندازی مجدد جعبه پیشنهادات به کارکنان مورد نیاز است.

برنامه ریزی خوب سنگ بنای شروع هر فعالیتی است. شروع موفقیت آمیز و مزایای مشارکت فعال با پیروی از این نکات تضمین می شود. این نکات بر اساس تحقیقات انجام شده توسط دانشگاه فناوری Lappeenranta و بهترین شیوه های Orchidea Innovations است.

مراحل راه اندازی موفقیت آمیز یک جعبه پیشنهاد عبارتند از

1. تعهد مدیریت را تضمین کنید
2. فرآیند و قوانین را تعریف کنید
3. شاخص های کلیدی عملکرد را تنظیم کنید
4. ایجاد انگیزه برای مشارکت
5. برنامه سالانه ایجاد کنید
6. شروع
7. ادغام با فرآیندهای موجود

تکه کیک، درست است؟ حالا بیایید به هر یک از مراحل عمیق تر بپردازیم.

1. از تعهد مدیریت اطمینان حاصل کنید

مدیران در تمام سطوح سازمان تأثیر زیادی بر نحوه مشارکت کارکنان شما دارند. بر اساس مطالعه‌ای که در هاروارد بیزینس ریویو منتشر شده است ، شرکت‌هایی که مدیران رده‌های متوسط ​​دو یا چند سطح پایین‌تر از مدیرعامل را درگیر کرده‌اند، در تلاش‌های تغییر خود موفق‌ترین بوده‌اند. با اطمینان از اینکه آنها از چرایی تصمیم شما برای سرمایه گذاری در طرح پیشنهادی آگاه هستند، تعهد مدیریت را تضمین کنید. بهترین روش این است که مثال هایی از این که چگونه آنها می توانند به پرتاب موفقیت آمیز کمک کنند، ارائه دهید. همچنین توصیه می شود که بگویید کدام رفتار ممکن است مضر باشد.

اطلاعات را از مدیران در مورد طرح راه اندازی، مدیریت پیشنهادات و قوانین جمع آوری کنید. وقتی می‌توانند بر اجرا تأثیر بگذارند، به آن متعهدتر می‌شوند. بنابراین، مشارکت مدیران کلیدی در فرآیند برنامه ریزی بسیار مهم است.

2. فرآیند و قوانین را تعریف کنید

با تحقیق در مورد فرآیند خلاقانه نوآوری، مشخص شد که یک ایده زمانی بهبود می یابد که افراد دیگر بتوانند آن را با نظرات خود توسعه دهند. بنابراین، استقبال از سایر افراد برای توسعه پیشنهاد با افکارشان مهم است. Orchidea Innovations یک رویکرد مدرن و شفاف جعبه پیشنهادات را همراه با مشتریان خود توسعه داده است. این رویکرد طرح پیشنهادی سنتی را با بهترین شیوه های تحقیقات نوآوری مدرن ترکیب می کند.

مواردی که باید در هنگام تعریف جریان فرآیند جعبه پیشنهاد در نظر گرفت عبارتند از

• فرآیند شفاف جعبه پیشنهاد که در آن تمام اطلاعات برای کاربران قابل مشاهده است، اعتماد را افزایش می دهد و فشار مثبتی را بر افراد مسئول تصمیم گیری ایجاد می کند. نرم افزار جعبه پیشنهاد آنلاین بررسی وضعیت پیشنهاد را برای شرکت کنندگان آسان می کند.
• یک جریان فرآیند ساده اغلب بهترین است.
• تصمیم گیری در مورد عدم اجرای پیشنهاد باید توسط افرادی انجام شود که مسئول اجرای آن هستند.
• قوانین جعبه پیشنهادات کارکنان باید واضح و به خوبی به همه شرکت کنندگان ابلاغ شود

3. شاخص های کلیدی عملکرد را تنظیم کنید

تنظیم صحیح شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) که معیارهای SMART را برآورده می کند، به سازمان ها کمک می کند تا به اهداف تجاری خود برسند. نمونه هایی از KPIهای معمولی برای جعبه پیشنهاد هستند

• تعداد پیشنهادات؛ هدف کل سازمان باید بین واحدهای تجاری و مدیران آنها توزیع شود.
• زمان پیشروی فرآیند پیشنهاد؛ زمان بین ارائه پیشنهاد و تصمیم نهایی. پیگیری کوتاه ترین زمان ممکن توصیه نمی شود. خوب است 1 تا 4 هفته برای توسعه بیشتر پیشنهادات توسط همکاران رزرو کنید. به جای به حداقل رساندن زمان تحویل، توصیه می شود حداکثر زمان تحویل را تعیین کنید که نباید از آن بیشتر شود.
• تعداد نظرات توسعه؛ بهترین نوآوری ها توسط چرخه های تکرار و همکاری چند نفر ایجاد می شوند. بنابراین، مهم است که کل سازمان پیشنهادات را ببیند و بتواند آنها را بیشتر توسعه دهد.

 

شاخص‌های کلیدی عملکرد باید به گونه‌ای ابلاغ شوند که همه آنها را بشناسند. این امر انتظارات را برای مشارکت و سرعت تصمیم گیری تعیین می کند. KPIها باید به راحتی با داشبورد جعبه پیشنهاد آنلاین دنبال شوند.

 

4. ایجاد انگیزه برای مشارکت

بر اساس یک تحقیق  مهم ترین دلایل ارائه پیشنهاد می باشد

• ناامیدی کارکنان از فرآیندها و تمایل به تغییر آنها (23.2%)
• تمایل به بهبود موفقیت سازمان (18.1%)
• تمایل به پس انداز پول برای سازمان (17.9%)
• رضایت شخصی (10.7%)
• پول/پاداش (9.7%)

بر اساس این تحقیق، به نظر می رسد تمرکز بیش از حد بر انگیزه های بیرونی مانند پول وجود دارد. بر اساس تجربیات ما، شناخت شرکت کنندگان فعال و پیشنهاد خوب حداقل به اندازه پاداش مالی مهم است.

اگر قصد دارید پاداش های پولی داشته باشید، پیشنهاد می کنیم که این پاداش باید بر اساس منافع مالی واقعی سازمان باشد. تحقیق موردی انجام شده توسط دانشگاه فناوری لاپینرانتا نشان داد که شناخت عمومی و شفافیت پاداش نقش کلیدی دارد. این تحقیق همچنین نشان می دهد که درست بودن پاداش مهم است.

 

5. برنامه سالانه ایجاد کنید

با برنامه ریزی فعالیت 12 ماهه به بعد، به احتمال زیاد جریان ثابتی از فعالیت ها وجود دارد که مشارکت فعال را ایجاد می کند. عناصر معمولی در برنامه سالانه گنجانده شده است

• رقابت ها و چالش ها؛ چالش پیشنهادات مبتنی بر موضوع راهی آسان برای فعال کردن مشارکت و جمع‌آوری پیشنهادات در مورد موضوعاتی است که برای تجارت مهم هستند. مهم است که زمان بندی را از قبل برنامه ریزی کنید زیرا چالش معمولاً 4 تا 8 هفته طول می کشد. با برنامه ریزی دقیق، از زمان تعطیلات و عجله های پایان سال جلوگیری می شود.
• پاداش و به رسمیت شناختن منظم؛ پیشنهاد تشخیص ماه یا سه ماهه یک راه عالی برای درگیر نگه داشتن افراد است.
• جلسات منظم با مدیران پیشنهادات؛ دستور کار جلسات شامل موضوعاتی مانند پیشنهادات توسعه، بررسی KPI و اقدامات اصلاحی است.
• رویدادها: رویدادها یک راه عالی برای ایجاد انگیزه در کارکنان هستند. برخی از مشتریان جشنی ترتیب داده اند که در آن به بهترین پیشنهادات سال جایزه داده می شود. جلسات تیم، که در آن ابتکارات جدید جمع آوری می شود، و موارد موجود توسعه می یابد، نمونه خوبی از رویدادی است که بر جمع آوری پیشنهادات متمرکز است.

 

6. شروع

شروع نباید قبل از فصل تعطیلات باشد. در غیر این صورت، خطر نرخ مشارکت پایین وجود دارد، زیرا همه بر انجام وظایف خود قبل از تعطیلات متمرکز هستند. مردم همچنین تمایل دارند چیزهای جدیدی را که درست قبل از تعطیلات راه اندازی شده اند فراموش کنند.

سازمان های بزرگ باید از راه اندازی فعالیت برای کل سازمان به یکباره خودداری کنند. شروع با یک گروه آزمایشی کوچکتر و با انگیزه اغلب بهترین راه برای شروع است. پس از یک پایلوت موفق، اعضای گروه می توانند به عنوان مرجع در زمانی که برنامه به مخاطبان بیشتری گسترش یابد، استفاده شود. همچنین زمانی که کاربران و محتوایی در سیستم پیشنهادات وجود داشته باشد، برای شرکت‌کنندگان جدید آسان‌تر می‌شود.

شروع موفقیت آمیز بیش از یک ایمیل برای همه کارکنان و یک پست در اینترانت است. واقعیت این است که کارمندان مشغول هستند و برای جلب توجه کارمندان نیاز به کارهای بیشتری دارد. در اینجا چند نمونه از تاکتیک های پرتاب موفق آورده شده است

• این برنامه در یک رویداد جداگانه یا به عنوان بخشی از جلسه ماهانه یا فصلی سازمان راه اندازی می شود. با این برنامه مسابقه ای با جوایز راه اندازی می شود.
• تیم پیشنهادی برای آموزش و فعال سازی از جلسات تیم بازدید می کند.
• یک هدف شماره پیشنهاد برای ماه اول تنظیم شده است. پیشرفت به سمت هدف به صورت هفتگی ردیابی و اطلاع رسانی می شود.
• تیم پیشنهاد، بحث‌های مربوط به پیشنهادات را دنبال می‌کند و به شرکت‌کنندگان فعال پاداش می‌دهد. اخبار مربوط به جوایز و پیشنهادات آنها در کانال های ارتباطی داخلی منتشر می شود.
• قطعات پازل از آرم سیستم پیشنهادات در سراسر میز کارمندان پخش شده است. با یافتن همکارانی که قطعات به هم چسبیده اند و با آوردن آنها به کافه تریا به کارمندان کیک پاداش داده می شود.
• شروع شامل راه اندازی یک چالش پیشنهاد است. ایده های جدید مربوط به یک موضوع مهم در چالش جمع آوری شده است.
• اولین پیشنهادات پس از راه اندازی به سرعت پردازش شده و بلافاصله اجرا می شوند. اخبار مربوط به اجرا منتشر می شود.

 

7. با فرآیندهای موجود یکپارچه شوید

هدف در بلندمدت ادغام طرح پیشنهادات در فرآیندهای موجود سازمان است. حفظ سطوح بالای فعالیت با ارتباطات فعال و کمپین های منظم مهم است. به همان اندازه که مهم است ردیابی زمان های هدایت جریان فرآیند جعبه پیشنهادات و واکنش به پردازش کند است. بهترین راه برای هیجان زده نگه داشتن کارکنان این است که بهترین پیشنهادها را سریع اجرا کنید و نتایج را به طور منظم در میان بگذارید.

نمونه هایی از راه های ادغام با فرآیندهای موجود هستند

• زمانی که سازمان در حال گسترش به حوزه جدیدی از کسب و کار است، یک کمپین پیشنهادی سازماندهی کنید
• طرح پاداش پیشنهادات را با یک سیاست کلی پاداش و شناخت ادغام کنید
• مقدمه ای از طرح پیشنهادات را در برنامه معرفی کارکنان جدید بگنجانید
• پیوند طرح پیشنهادی به استراتژی و اهداف سازمان

 

خلاصه

راه اندازی یک جعبه پیشنهاد کار سختی نیست اما باید به صورت سیستماتیک انجام شود. برای یکی دو سال اول، بسیار مهم است که هم مشارکت کارکنان و هم زمان‌های هدایت فرآیند را دنبال کنید. در صورت نیاز باید اقدامات اصلاحی انجام شود. در دراز مدت، هدف ادغام فرآیند در فرآیندهای روزمره سازمان است. هنگامی که این امر محقق می شود، نیاز به فعال سازی و ارتباطات کارکنان ویژه طرح پیشنهاد کاهش می یابد.