یادداشت سردبیر: این پست وبلاگ ابتدا در وبلاگ آلمانی ما برای مدیریت ایده و صرفه جویی در هزینه در سال 2018 منتشر شد. از آنجایی که بین خوانندگان آلمانی ما بسیار محبوب است، فکر کردیم باید آن را با مخاطبان انگلیسی زبان خود نیز به اشتراک بگذاریم. پس از اینکه تیم جایزه بهترین برنامه مدیریت ایده در کنفرانس Zentrum Ideenmangement (مرکز مدیریت ایده) 2018 جایزه بهترین برنامه مدیریت ایده را از آن خود کرد، با مارکوس وگمن زیمنس به گفتگو نشستیم تا در مورد برنامه پیشرو در کاهش هزینه و مدیریت ایده شرکت، “زیمنس 3i” آشنا شویم. . این بالاترین جایزه در زمینه مدیریت ایده در آلمان است. گفتگوی ما با مارکوس وگمن را در زیر بررسی کنید.

 

پرسش و پاسخ با مارکوس وگمن زیمنس

HYPE Innovation: وضعیت مدیریت ایده و برنامه 3i شما در زیمنس چگونه است؟

مارکوس وگمن: مدیریت ایده بخشی جدایی ناپذیر از فرهنگ شرکت زیمنس است. ورنر فون زیمنس اولین جایزه مستند را در اوایل سال 1858 اعطا کرد و در سال 1910 قوانین و پاداش ها برای اولین بار ایجاد شد. این امر باعث می شود مدیریت ایده در زیمنس بیش از 100 سال قدمت داشته باشد و برنامه فعلی 3i ما (ایده ها – نوآوری ها – ابتکارات) از سال 1997 وجود داشته است و البته به طور مداوم تطبیق داده شده است.

برنامه 3i همچنین به طور فعال در سطح گروه توسط مدیر منابع انسانی پشتیبانی می شود و به وضوح توسط توافق نامه کلی ما در مورد برنامه 3i تنظیم می شود. همراه با مدیران کسب و کار 3i این بخش، یک برنامه نوسازی و توسعه در سال 2017 راه اندازی شد که شامل احزاب مانند منابع انسانی، مدیران تجاری 3i در بخش های مختلف و واحدهای 3i بود.

یکی از انگیزه‌های این بحث‌ها این بود که برنامه 3i را حتی نزدیک‌تر به سایر طرح‌های شرکتی مرتبط کنیم. در شرکت ما، این برنامه توسط بخش ها یا شرکت های ملی که مسئولیت آن را بر عهده دارند، اجرا می شود. سپس 3i ممکن است در جهت گیری فردی خود متفاوت باشد، زیرا دستورات، اهداف یا اقدامات پشتیبانی توسط بخش های مربوطه تعیین می شود.

با این حال، یکی از ویژگی های مشترک این است که ما سعی می کنیم جهت گیری استراتژیک را به گونه ای هدایت کنیم که ابتکارات مختلف شرکتی با هم همکاری کنند، که ایده های آنها سپس به برنامه 3i سرازیر می شود. به عنوان مثال، 3i اخیراً از هکاتون IT داخلی زیمنس پشتیبانی کرد که بیش از 1000 شرکت کننده را در 17 کشور گرد هم آورد.

آیا مدیریت ایده در زیمنس با سایر برنامه های شرکتی مرتبط است؟

MW: بله، از آنجا که مدیریت ایده عملیاتی در بخش‌ها معمولاً از نظر استراتژیک با بخش‌هایی مانند “عالی عملیاتی” یا مدیریت کیفیت مرتبط است، شبکه و یکپارچه‌سازی را اجباری می‌کند.

3i همچنین با مدیریت نوآوری در زیمنس همکاری می‌کند تا بتواند نوآوری‌هایی را که محصولات، فرآیندها یا مشاغل را هدف قرار می‌دهند هماهنگ کند و ارتباطات را در جوامع مربوطه تطبیق دهد.

3i همچنین با ابتکاراتی مانند LEAN، اقدامات بهره وری یا بازارهای ایده برای کمک به بهبود بهره وری همکاری می کند. ثابت شده است که سیستم مدیریت ایده کمک های بیشتری به بهره وری در میلیون ها نفر می کند. همچنین شریک رقابت‌ها و ابتکارات ایده چابکی مانند «Start-up-Now» یا «IDea Company» است.

با پیشنهادات یا کمپین های ویژه، 3i از کمپین های موضوع محور و با زمان محدود پشتیبانی می کند که معمولاً به سایت های محلی محدود می شوند و بر موضوعاتی مانند ایمنی شغلی در سایت یا دیجیتالی شدن تمرکز می کنند. این کمپین های ویژه نیز بخشی از توافق نامه عمومی کار است.

زیمنس با مدیریت ایده چه اهدافی را دنبال می کند؟

MW: برای اینکه بتوانیم بر دیدگاه‌های بلندمدت در طول زنجیره ارزش تأثیر مثبت بگذاریم، باید همه کارکنان را به شیوه‌ای متعهدانه گرد هم بیاوریم و ایده‌هایی را با هم توسعه دهیم. به عنوان یک تیم مدیریت ایده، نقش ما حمایت از مدیران در دستیابی به اهداف تجاری است. ما سعی می کنیم نه تنها به آنها کمک کنیم، بلکه به طور مداوم انگیزه و هویت کارکنان را ارتقا دهیم. ما همچنین خود را به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی می دانیم که تا حد امکان کارمندان را برای تولید ایده ترغیب می کند و بنابراین به بخشی فعال از فرآیندهای شرکت تبدیل می شود.

در نهایت، هدف ما ایجاد تغییر است و تغییراتی که تأثیر مثبتی بر کل شرکت دارد. این می تواند جنبه های مختلفی را شامل شود، مانند فرآیندهای پرسش – “آیا آنها هنوز به روز و موثر هستند؟ – یا کارکنان را گرد هم می آورد، در نتیجه حس وحدت، تشکیل شبکه ها، گسترش دانش و در عین حال،

سپس این اهداف با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد اندازه‌گیری می‌شوند تا ببینیم چقدر موفق بوده‌ایم و چگونه این فرهنگ ایده‌پردازی با هم برای غلبه بر چالش‌ها در شرکت ما تثبیت شده است .

از سال مالی گذشته، 3i KPI جمع آوری و به طور مشترک در سراسر جهان منتشر شده است. پیش از این، این فقط در کشورهای مختلف اتفاق می افتاد. این منجر به این نتیجه هیجان انگیز شد که در سال 2017 بیش از 160000 ایده در سراسر جهان ارسال شد – ذهن زیمنس هرگز نمی خوابد – که بیش از 125000 ایده اجرا شد . این تعداد ایده در سال گذشته 317 میلیون یورو در 29 کشور ارزش افزوده ایجاد کرد .

آیا قراردادهای هدف را از قبل تعریف کردید که متعاقباً در دستیابی به اهداف تأثیر داشت؟

MW: نه، زیمنس معتقد است که یک توافق هدف خاص ضروری نیست. 3i سالهاست که یک سنت و بخشی از فرهنگ سازمانی و رهبری بوده است. از طریق انگیزه و رهبری خوب، ما می خواهیم چارچوبی خلاقانه ایجاد کنیم که در آن تلاش روزانه برای بهبود بخشی ضروری است. اهداف ممکن است در بخش‌های جداگانه تعیین شوند، اما اینها اهدافی با موضوعات خاص و منافع خاصی هستند که باید به آنها دست یافت. ما به جای کمیت به دنبال کیفیت هستیم. به هر حال، اگر ایده ها به موفقیت شرکت کمک نکنند، چه فایده ای دارند؟

نتایج 3i و اهداف آن جمع آوری شده و در اختیار مدیران یا مدیران ارشد قرار می گیرد و سپس اقداماتی را برای تقویت فرهنگ 3i مورد بحث قرار می دهند.

چگونه با کارمندان زیمنس در مورد 3i ارتباط برقرار می کنید؟

MW: ما از کانال های مختلفی برای تقویت مداوم دید و درک 3i استفاده می کنیم. به همین دلیل، برنامه 3i از جمله، صفحه موضوع خود را در اینترانت زیمنس دارد که به هفت زبان موجود است. تمام مقالاتی که در کل شرکت در دسترس هستند در آنجا منتشر می شوند. اینها می توانند موضوعات بسیار محلی یا انتشارات جهانی باشند. تنها در سال 2017، 131 مقاله در سراسر جهان وجود داشت.

در شبکه داخلی ما گروه‌های مختلفی وجود دارد، یکی بزرگ و دیگری در هر کشور، که در آن‌ها ارتباط با کارمندان بسته به چالش‌هایی که با آن‌ها روبرو هستند متفاوت است. در آنجا، ما به طور مرتب داستان های موفقیت مدیریت ایده را با هشتگ خودمان منتشر می کنیم: #3isuccessstory. ما نیز با چنین داستانی سعی می کنیم کارکنان جوان شرکت را به صورت هدفمند مورد خطاب قرار دهیم. علاوه بر این، داستان‌های موفقیت همیشه در اطراف قرار می‌گیرند و در نتیجه سایر کارمندان را تشویق می‌کنند تا فعالانه مشارکت کنند.

این واقعیت که کارمندان با 3is خود می توانند برای ایده های خود در جوایز 3i Excellence جایزه دریافت کنند نیز آگاهی نسبت به این برنامه را بسیار افزایش داده است.

همچنین برای ما بسیار مهم است که کارمندان جدید را مستقیماً به 3i معرفی کنیم. به همین دلیل یک ماژول جداگانه با موضوع 3i در دوره القایی وجود دارد. دوره های آموزشی تحت وب متعددی برای این منظور موجود است که به طور مداوم در حال تجدید نظر هستند. حتی یک برنامه جدید طراحی شده برای مدیران وجود دارد که در آن آنها باید به 20 سوال در مورد 3i به شیوه ای بازیگوش پاسخ دهند. می توانید تصور کنید که شبیه به برنامه “Quizduell” است.

چگونه از کارمندان و تصمیم گیرندگان خود در انجام وظایف خود حمایت می کنید؟

MW: کارکنان ما با ارزش ترین منبع ما هستند، آنها همچنین مسئول شهرت و موفقیت 3i هستند. بنابراین سعی می کنیم تا جایی که بتوانیم به بهترین شکل ممکن از آنها حمایت کنیم. برای انجام این کار، ما بر معیارهای بازاریابی کلاسیک، مانند دیوارهای اطلاعاتی 3i یا شبکه اجتماعی زیمنس تکیه می کنیم، جایی که می توانید از همکاران در «پشتیبانی دانش» کمک بگیرید.

ما همچنین ویدیوهای کوتاهی را در دسترس قرار می دهیم که در آن موضوعات خاص به صورت هدفمند توضیح داده شده است تا هر کارمندی که می خواهد درباره 3i بیشتر بیاموزد بتواند در هر زمان اطلاعات فوری را دریافت کند.

ما می دانیم که گاهی اوقات ممکن است تصمیم گیری دشوار باشد. به همین دلیل است که ما نوعی «دوست‌یابی سریع» را پیشنهاد می‌کنیم – بلندگوهای 3i مستقیماً با تصمیم‌گیرندگان صحبت می‌کنند، تا با هم بتوانند ایده‌هایی را در جایی که مردد هستند بررسی کنند. سخنرانان همچنین از ارتباط بین تصمیم گیرندگان و ارسال کنندگان پشتیبانی می کنند. ما اغلب تجربه می کنیم که یک ملاقات شخصی یا آشنایی با یکدیگر کمک بزرگی به یافتن راه حل می کند.

علاوه بر این، با معرفی یک نقطه خدمات مرکزی برای موضوعات سطح بالاتر و مرکزی مانند فرآیندهای منابع انسانی، مسائل فناوری اطلاعات یا هزینه های سفر، تسکین قابل توجهی برای کارشناسان ایجاد کرده ایم. در آنجا ابتدا ایده ها قبل از ارسال به تصمیم گیرندگان بررسی و پردازش می شوند تا مجبور نباشند چندین بار به موضوعات مشابه بپردازند.

در کارخانه های فردی نیز شناسایی انگیزشی توسط مدیریت وجود دارد. به تصمیم گیرندگان جوایز داخلی مانند «بهترین تصمیم گیرنده» یا «بهترین ارسال کننده» اهدا می شود. این انگیزه را در کارمندان افزایش می دهد تا بارها و بارها درگیر شوند و ایده ها را به اشتراک بگذارند.

آیا روش ها یا ابزارهای خاصی در مدیریت ایده ادغام شده اند که به رشد و توسعه 3i کمک می کند؟

MW: قطعا! ما تجربه خوبی در استفاده از روش ها برای ترویج تولید ایده داشته ایم. به خصوص با استفاده از روش های ناب، مانند CIP یا 5S، ما توانستیم کمپین های موفق را جشن بگیریم. در دفتر و منطقه تولید ما روش 3i-نامحدود را اجرا می کنیم. از آنجایی که ارسال‌کنندگان گروه هستند، ایده‌ها در فهرست‌هایی جمع‌آوری می‌شوند که مدیر آن‌ها را ارزیابی می‌کند و به طور مستقیم جایزه می‌دهد. برای هر ایده تراشه هایی وجود دارد که در یک لوله پس انداز جمع آوری می شوند و بنابراین مستقیماً موفقیت گروه را تجسم می کنند و انگیزه را بالا نگه می دارند.

علاوه بر این، ما همچنین از روش هایی مانند 3i-Workshops، روش های چابک ساختاریافته برای گروه ها یا ایده موبایل برای جمع آوری مداوم ایده ها در محیط کار استفاده می کنیم.

مدیریت ایده در سال گزارش گذشته چگونه توسعه یافت؟

MW: در سال گزارش گذشته، تعدادی از اقدامات برای هدایت سیستماتیک توسعه بیشتر برنامه 3i انجام شد. در همان ابتدا، ما اقدام به “مدرن سازی و توسعه بیشتر 3i” را آغاز کردیم. در این زمینه، لوگوهای 3i با همکاری بخش “ارتباطات شرکتی” از جمله دیگر طراحی و ارائه شدند.

ما همچنین در نظر گرفته‌ایم که چگونه می‌توانیم سیستم پاداش را برای تشویق و پاداش بیشتر کارکنان خود گسترش دهیم. ما فروشگاه هدیه خود را گسترش داده ایم. کارمندان ما به زودی می توانند پاداش خود را در 400 فروشگاه مختلف بازخرید کنند. واقعا برای همه چیزی وجود دارد! ما همچنین در حال بررسی هستیم که آیا پاداش های نقدی می توانند به سهام زیمنس یا مزایای بازنشستگی نیز تبدیل شوند.

بین‌المللی‌سازی این برنامه همچنین به دلیل عرضه در چین، کانادا، جمهوری چک و مجارستان و همچنین با گسترش زبان‌ها، از جمله چینی و چک، به پیش رانده شده است. علاوه بر این، یک سیستم گزارش دهی بین المللی که قبلاً وجود نداشت، اخیراً معرفی شده است و اکنون در 28 کشور موجود است.

در عصر دیجیتالی شدن، ما نیز بر همین اساس شروع به استفاده از رسانه های جدید و مدرن سازی رسانه های موجود کرده ایم. به عنوان مثال، معرفی یک اپلیکیشن موبایل که می‌توان با آن ایده‌ها را نیز ارسال کرد، طراحی مجدد ابزارهای ما، یا کارگاه‌های تازه‌ای که کارمندان ما را در فواصل زمانی منظم آموزش می‌دهند. علاوه بر این، ما قبلاً سؤالات متداول را برای کارمندان خود در صفحه موضوع 3i ارائه می دهیم تا کارمندان جدید بتوانند در هر زمان آنها را بخوانند.

شما از تشویق از طریق پاداش صحبت کردید، روی چه چیزی حساب می کنید؟

MW: بله، البته ما می خواهیم به کارمندان خود احساس قدردانی کنیم، زیرا آنها 3i می سازند. بدون آنها هیچ ایده ای وجود ندارد. بدون ایده، بدون ارزش افزوده.

ما بین افزایش ارزش پولی و غیر پولی تمایز قائل هستیم. هدف سیستم پاداش ما این است که کارکنانی که ایده های خود را با سود کمتر ارائه می دهند درصد بیشتری دریافت کنند. برای این منظور، جداول برای کمک به شما در تعیین نحوه اهدای جوایز ارائه شده است.

با این حال، قدردانی غیر پولی برای ما اهمیت بسیار بیشتری دارد. می دانیم که دریافت گواهی جایزه توسط کارمندان به جای ارسال از طریق پست، به صورت حضوری بسیار مهم است. گهگاه این کار نیز در چارچوب یک جلسه انجام می شود. علاوه بر این، رویدادهای محلی بیشتری در زیمنس برگزار می شود، مانند یک تورنمنت فوتبال در تابستان، که در آن جوایز و مراسم اهدای جوایز زیادی برگزار می شود. مکان‌های مختلف ما نیز گهگاه جوایزی اهدا می‌کنند، مانند بازدید از آلیانز آرنا برای مسابقه بوندسلیگا (فوتبال) برای 20 شرکت‌کننده برتر، یا دعوت‌نامه برای بازدید از شرکت‌های دیگر.

اما حتی اگر ایده ای رد شود، ما می خواهیم منصف باشیم و قدردانی خود را از کارمند نشان دهیم. از تصمیم گیرندگان می خواهیم که دلایل رد را به شکلی قابل فهم و شفاف توضیح دهند تا کارمند متوجه شود چرا ایده رد شده است.

این به ویژه برای ما مهم است، زیرا اگر این کار به درستی انجام نشود، خطر این را داریم که آن کارمندان به طور فعال در آینده مشارکت نکنند.

آینده برنامه 3i شما چیست، آیا برنامه یا نکات برجسته خاصی وجود دارد؟

MW: بله، البته برای امسال هم چیزهای زیادی در کار است و فکر می‌کنم می‌دانم هدف شما در درجه اول چیست. در پاییز 2017 تصمیم گرفتیم سیم کارت 1.0 (مدیریت ایده زیمنس) را با نرم افزار استاندارد شما “HYPE Improve” به عنوان SIM 2.0 جایگزین کنیم. مزایای بسیار ما را متقاعد کرد و ما در حال حاضر بسیار هیجان زده هستیم که چگونه ابزار جدید توسط کارمندان ما دریافت خواهد شد. به خصوص با گسترش برنامه تلفن همراه به طوری که کارمندان بتوانند ایده های خود را به سرعت و به راحتی در هنگام سفر ارسال کنند.

علاوه بر این، ما در حال حاضر در حال آزمایش ماژول کمپین شما هستیم و نتایج برای خود صحبت می کنند. در اسپیکر 3i خود، کمپین خاصی را تعریف کرده‌ایم: “چگونه 3i را تغییر می‌دهید؟ از 109 سخنران خطاب شده، 90 نفر به طور فعال شرکت کردند و 53 ایده را ارسال کردند. این نه تنها مزیت جمع‌آوری ایده‌های مناسب در زمان مناسب را دارد، بلکه همچنین دارای مزیت است. که سوال منبع قبلاً روشن شده است و نرخ اجرا معمولاً بالاتر است. به همین دلیل است که ما می‌خواهیم از آن به طور خاص برای حمایت از کمپین‌های ویژه و طرح‌های موضوع محور در آینده استفاده کنیم. اما می‌توانید در این مورد در انجمن اطلاعات بیشتری کسب کنید. در دویچه پست و در کنفرانس بزرگ مدیریت ایده شما “idēa” در ماه اکتبر.

از نظر ارتباطی، گسترش مجموعه مقالات 3i نیز در دستور کار قرار گرفته و از امسال هفته نامه #3iSuccessstory منتشر می شود. علاوه بر این، گزارش های مبتنی بر وب گسترش خواهد یافت و کشورهای بیشتری یکپارچه خواهند شد.

جدا از آن، ما دوباره در حال گسترش هستیم. در ماه مه، عرضه در روسیه و هند آغاز خواهد شد و ما در حال بررسی درخواست های کره جنوبی و برزیل هستیم. همین برنامه ها و نکات برجسته کافی است، اینطور نیست؟

تشکر ویژه از مارکوس وگمن برای مصاحبه. و به زیمنس بابت این جایزه معتبر تبریک می گویم!