برنامه ریزی سناریو: 6 گام برای آماده سازی سازمان برای آینده

این پنجمین پست وبلاگ از سری HYPE در مورد سوالات متداول در مورد آینده نگری استراتژیک است. در حالی که پست چهارم اطلاعاتی در مورد مکان و نحوه شناسایی روندهای صنعت ارائه می دهد، این پست یک فرآیند گام به گام برای برنامه ریزی سناریو برای آماده سازی سازمان شما برای آینده ارائه می دهد. 

وقتی سعی می کنیم به آینده نگاه کنیم، اغلب با دو دوراهی مواجه می شویم. ما یا شروع می کنیم به فکر کردن و صحبت کردن درباره آینده به صورت مفرد، که باعث می شود مثلاً در تصمیم گیری، تنگ نظر شویم. یا بدتر از آن، احساس می‌کنیم که اصلاً نمی‌توانیم فراتر از زمان حال را ببینیم، و ما را دچار سردرگمی، ناامیدی و بی‌عملی می‌کند. خبر خوب این است که همیشه جایگزین‌هایی وجود دارد – آینده‌های متعددی که می‌توانیم آنها را تصور کنیم، پیش‌بینی کنیم و زندگی کنیم، جایی که برنامه‌ریزی سناریو وارد می‌شود.

ابزاری که می تواند به تبدیل آینده مه آلود به منظره ای واضح تر کمک کند، روش سناریو نامیده می شود . یک سناریو وضعیت احتمالی آینده را توصیف می کند که از زنجیره ای از اقدامات یا محرک ها ایجاد می شود. بنابراین، این روش روایت‌ها و شبیه‌سازی‌هایی از آینده‌های ممکن را تولید می‌کند. با این حال، پیش بینی نمی کند. در عوض، هدف این روش ایجاد سناریوهایی است که احتمالاً ممکن است اتفاق بیفتد، از نظر درونی در منطق یا ترکیبی از منطق سازگار هستند و می‌توانند به عنوان ابزاری برای تصمیم‌گیری استفاده شوند. برنامه ریزی سناریو اغلب تفکر ما را گسترش می دهد و چشمان ما را به روی فرصت های جدید و خطرات پنهان باز می کند. در نهایت، برخی از سناریوها ممکن است معقول تر یا حتی محتمل تر یا ترجیح داده شوند.

در اینجا شش مرحله برای برنامه ریزی سناریو آورده شده است.

مرحله 1: عدم قطعیت ها را شناسایی و کشف کنید

بسیاری از تغییرات خارج از کنترل ما هستند. در کار سناریو، به این تغییرات عدم قطعیت گفته می‌شود: تحولات یا تغییراتی که وضوح کافی در جهت و سرعت ندارند و باید با جزئیات بیشتری بررسی کنیم. برای مثال، همه‌گیری کووید-19 ابهامات زیر را به همراه دارد: این همه‌گیری تا چه زمانی ادامه خواهد داشت؟ آیا این بیماری یا برخی از بیماری های همه گیر دیگر تکرار خواهد شد؟ اکثر ما به این سؤالات پاسخ می‌دهیم: «نمی‌دانم».

این موضوع در مورد بسیاری از عدم قطعیت های دیگر نیز صادق است. قبل از پاسخ به این نوع سؤالات، ابتدا باید بشناسیم که «آینده» را می‌خواهیم بدانیم و چرا. ، و درک کنیم که چه نوع عدم قطعیت‌هایی برای بررسی مناسب هستند.

یکی از راه های شناسایی عدم قطعیت ها، نگاه به 11 منبع تغییر کلان است است که شامل توزیع ثروت، آموزش، زیرساخت ها، دولت، ژئوپلیتیک، اقتصاد، بهداشت عمومی، جمعیت شناسی، محیط زیست، رسانه ها و ارتباطات راه دور و فناوری می شود.

به عنوان مثال، Business Finland – سازمان دولتی فنلاند برای تامین مالی نوآوری و تجارت، سفر و ترویج سرمایه گذاری – ده عدم قطعیت را در کار سناریویی خود شناسایی کرد . هدف این کار پیش‌بینی آینده‌های جایگزین رقابت‌پذیری فنلاند با عدم قطعیت‌های کلیدی ناشی از منابع تغییرات کلان که در بالا ذکر شد: آینده اتحادیه اروپا، پایداری سیستم اقتصادی، آینده تولید، و مالکیت و استفاده از داده‌ها، تعداد کمی.

اعتبار تصویر: Business Finland

این عدم قطعیت‌ها نه تنها برای سازمان‌های دولتی برای بررسی مهم هستند – بلکه برای بسیاری از انواع شرکت‌هایی که در داخل و خارج از فنلاند تجارت می‌کنند نیز مرتبط هستند، زیرا به برخی از تغییرات عمده در محیط عملیاتی گسترده‌تر مربوط می‌شوند.

مرحله 2: نتایج جایگزین را برای عدم قطعیت ها تصور کنید

از آنجایی که «نمی‌دانم» اغلب اولین پاسخ به چگونگی ایجاد عدم قطعیت است، باید شروع به تصور و سرگرم کردن نتایج جایگزین برای عدم قطعیت کنیم.

دو گزینه برای این وجود دارد:

گزینه 1: دوگانگی

در این گزینه، شما دو نتیجه متضاد برای هر عدم قطعیت (یعنی بله/خیر، زودتر/دیر، بیشتر/کمتر و غیره) متصور هستید. برای پاسخ به این سوال که جهان در سال 2050 چگونه خواهد بود، شرکت خدمات حرفه ای آروپ به دو عدم قطعیت کلیدی با دو نتیجه متضاد برای تولید چهار آینده قابل قبول نگاه کرد:

• سلامت سیاره: در مقابل کاهش بهبود می یابد
• وضعیت اجتماعی: در مقابل زوال، بهبود می یابد

گزینه 2: کثرت گرایی

در این گزینه، شما چندین نتیجه جایگزین (مثلاً سه تا چهار) برای هر عدم قطعیت در نظر می گیرید. فکر کردن به سه گزینه – بدبینانه، خنثی و خوش بینانه – اغلب آسان است، اما گزینه چهارم چطور؟ به یاد داشته باشید که یک بخش از کار سناریو این است که تفکر خود را گسترش دهیم. روی سه گزینه متوقف نشوید – به گزینه چهارم نیز فکر کنید.

به عنوان مدیر استراتژی در لیندستروم ، یکی از شرکت‌های پیشرو خدمات نساجی اروپا، به این شرکت کمک کرده‌ام تا سناریوهای خروج از کووید-19 را با عدم قطعیت‌های زیر بسازد، که هر کدام سه نتیجه جایگزین دارند:

• واکسیناسیون ها
• پاسخ های دولت
• رفتار مصرف کننده
• پایداری
• فناوری و کار
• بهبود اقتصادی

چارچوب زمانی سناریوهای شما به طور طبیعی نتایج بالقوه عدم قطعیت ها یا محرک های تغییر را تعیین می کند. اغلب، سناریوها را ابزاری برای آینده نگری بلندمدت می‌دانیم، اما می‌توان از آنها برای حمایت از تصمیم‌گیری کوتاه‌مدت نیز استفاده کرد. در این دوران پرتلاطم، فکر کردن در ماهها یا حتی روزها بیشتر از سالها مفید است.

مرحله 3: اولویت بندی و انتخاب عدم قطعیت ها برای سناریوها

پس از تصور نتایج جایگزین برای عدم قطعیت های خود، گام بعدی این است که اولویت بندی کنید و انتخاب کنید که کدام یک را وارد سناریو کنید.

باز هم می توانیم دو گزینه را در نظر بگیریم.

گزینه 1: 2 عدم قطعیت

این گزینه دو عدم قطعیت را که اغلب نتایج متناقضی دارند، در اولویت قرار می دهد. همانطور که می توانید تصور کنید، این گزینه یک ماتریس 2×2 از چهار سناریو مختلف تولید می کند. به عنوان مثال، برای یک شرکت انرژی، عدم قطعیت‌ها و نتایج جایگزین می‌توانند عبارتند از: 1) شبکه‌های متمرکز در مقابل شبکه‌های غیرمتمرکز که از انرژی خورشیدی و بادی نیز استفاده می‌کنند، و 2) تقاضای بسیار افزایش یافته در مقابل تقاضا آهسته، مسطح یا رو به کاهش است که منجر به چهار مورد متفاوت می‌شود. سناریوها:

1. همچنان که او می رود ثابت است: شبکه متمرکز غالب است. تقاضای بسیار افزایش یافته است
2. آینده شبکه هوشمند: شبکه های غیرمتمرکز که از خورشید و باد نیز استفاده می کنند. تقاضای بسیار افزایش یافته است
3. پیروزی کارآمد: شبکه متمرکز غالب است. تقاضا کند، ثابت یا رو به کاهش است
4. موج اختلال جزر و مدی: شبکه های غیرمتمرکز که از خورشید و باد نیز استفاده می کنند. تقاضا کند، ثابت یا رو به کاهش است

گزینه 2: عدم قطعیت های متعدد

این گزینه عدم قطعیت های متعدد و اغلب نتایج جایگزین متعدد را برای آن عدم قطعیت ها در اولویت قرار می دهد. گزینه عدم قطعیت های چندگانه ترکیب های بسیار بیشتری را برای سناریوهای بالقوه نسبت به گزینه 1 ایجاد می کند. اگر ده عدم قطعیت با چهار نتیجه جایگزین برای هر کدام وجود داشته باشد، 1,048,576 سناریو بالقوه وجود خواهد داشت. برای محدود کردن تعداد سناریوهای ممکن، می‌توانیم چند کار انجام دهیم:

• اول، می‌توانیم سازگاری نتایج جایگزین برای عدم قطعیت‌ها را به صورت جفت بررسی کنیم: با توجه به بازه‌های زمانی سناریوها، آیا قابل قبول است که فکر کنیم نتیجه A برای عدم قطعیت 1 تقریباً همزمان با نتیجه B برای عدم قطعیت 2 اتفاق می‌افتد؟ یک بله یا نه ساده می تواند کافی باشد، یا ممکن است بخواهیم به مقیاس دقیق تری برویم (مثلاً 0 تا 5، از کاملاً ناسازگار به کاملاً سازگار). حذف جفت نتایج ناسازگار، تعداد سناریوهای بالقوه را کاهش می دهد.
• دوم، ما می‌توانیم نتایجی را شناسایی کنیم که از یک سناریوی ممکن به سناریوی دیگر یکسان هستند و آن‌ها را حذف کنیم. به عنوان مثال، با چهار عدم قطعیت، ممکن است بخواهیم سناریوهایی را با همان نتیجه جایگزین برای سه عدم قطعیت حذف کنیم.

به طور کلی، مرحله 3 باید به انتخاب اولیه کوچکی از سناریوهای مختلف منجر شود. این سناریوها باید با یکدیگر متفاوت باشند – یکی از دیگری مطلوب‌تر، یکی نامطلوب‌تر از دیگری، یکی محتمل‌تر از دیگری، یکی نامحتمل‌تر از دیگری و غیره.

 

مرحله 4: الصاق نام های هوشمندانه به نامزدهای سناریو

اکنون که اسکلت سناریوها را در اختیار داریم، زمان آن رسیده است که نام‌های جذابی برای آنها بگذاریم. آینده ای را چه می نامید که در آن عدم قطعیت ها و نتایج انتخابی شما اتفاق می افتد؟ آیا همانطور که نام یکی از سناریوهایی که قبلا ارائه شده بود، عنوان “موج جزر و مدی اختلال” خواهد بود یا چیز دیگری؟ چهار آینده عمومی جیم داتور – تداوم (کسب و کار به طور معمول / رشد)، نظم و انضباط (نظم و کنترل)، فروپاشی (شکست سیستمی)، و تحول (روح بالا) – منبع الهام برای نامگذاری سناریوها هستند. با احترام، لیا زیدی، آینده پژوه برنده جوایز، چهار آینده عمومی را برای جهان پس از COVID-19 عنوان کرد. را با عنوان Detour Back عنوان کرد. آرام باش، ادامه بده. حلقه های باطل؛ و ما، نه من.

از طرف دیگر، عناوین فیلم یا رویدادهای تاریخی می‌توانند به منظور جذاب و خاطره‌انگیز کردن سناریوها عمل کنند. به طور کلی، نام‌گذاری سناریوها یک تمرین بی‌اهمیت نیست، و از این رو، باید به عنوان یک مرحله فردی در فرآیند در نظر گرفته شود. سودمندی سناریوها به این بستگی دارد که به راحتی به یاد ماندنی باشند، به خصوص در زمان تصمیم گیری. هنگامی که سناریوها نامی جذاب دارند، به احتمال زیاد بخشی از واژگان یک سازمان می شوند، در مواردی که نیاز است در بحث ظاهر می شوند و تمرکزی برای توصیف و نظارت بر توسعه آنها ایجاد می کنند.

مرحله 5: مسیرهای توسعه منتهی به آینده های جایگزین را شرح دهید

در طول مراحل 1 تا 4، شما بلوک های سازنده سناریوها را ایجاد و انتخاب کرده اید: عدم قطعیت های کلیدی، نتایج آنها و عنوان سناریوها. شما اکنون ایده ای تقریبی از آینده دارید. به عنوان مثال، با بازگشت به سناریوهای فنلاند تجاری که در بالا ذکر شد، سناریویی با عنوان ” ذخیره داده ها و برده ها ” می تواند بر اساس سه عدم قطعیت و نتایج زیر ساخته شود:

• تصمیمات جهانی آب و هوا: جنبش های جهانی خواستار اقدام اقلیمی هستند
• تمرکز توسعه فناوری: بدون تنظیم، پیشرفت سریع هوش مصنوعی و اتوماسیون
• توافقات بین المللی و روابط بین قدرت های بزرگ: پراکندگی و هوش مصنوعی در تصمیم گیری

سپس، برای توصیف مسیر توسعه به سناریو، می توان یک جدول زمانی منطقی و قابل قبول از رویدادها تدوین کرد. در زیر نمونه‌ای از سناریویی با عنوان داده‌ها را ذخیره می‌کند و به بردگی می‌کشد با جدول زمانی 10 ساله آورده شده است: چه رویدادهایی باعث می‌شوند که ما در یک اقتصاد داده رادیکال قرار بگیریم؟

اعتبار تصویر: Business Finland

چند تکنیک برای ایجاد چنین جدول زمانی مفید هستند، از جمله پس‌کستینگ و شناسایی نقاط عطف.

پس‌کستینگ روشی برای برنامه‌ریزی اقدامات یا رویدادهایی است که می‌تواند منجر به آینده مورد نظر شود. همانطور که از نام آن پیداست، این در مورد کار کردن به عقب از آینده به وضعیت فعلی است. هنگام مهندسی معکوس بینایی، سوالات زیر کمک می کند:

• در سال X چه اتفاقی باید بیفتد تا آینده همانگونه باشد که در سال Y تصور می شود؟ چه کار باید بکنیم، ذینفعان ما چه باید بکنند، در مقررات چه اتفاقی باید بیفتد و غیره؟
• سهامدارانی که بر ما تأثیر می گذارند چه کسانی هستند و برای اینکه یک سناریوی خاص اتفاق بیفتد باید چه کسانی را تحت تأثیر قرار دهیم؟ چه کسی سناریو را مطلوب می داند؟ چه کسی نمی خواهد؟ برای بردن در کنار خود به چه کسی نیاز داریم؟
• چه خطرات/فرصتی در سال X وجود دارد که می تواند آینده پیش بینی شده در سال Y را تحت تاثیر قرار دهد؟

شناسایی نقاط عطف: نقطه عطف لحظه ای از زمان است که احتمال وقوع یک سناریو را نشان می دهد. ممکن است این نقاط عطف را «رویدادهای زمان صفر» بنامیم. با بازگشت به نمونه سناریوی صنعت انرژی ( برگرفته از آخرین کتاب ریتا مک گراث )، نقاط عطف می توانند چیزی شبیه به این باشند:

شناسایی نقاط عطف و پس انداز نیز به خوبی با هم کار می کنند. هنگامی که یک نقطه عطف را شناسایی کردید، می توانید از آن به عقب برگردانید تا رویدادهایی را که منجر به وقوع نقطه عطف می شود، ترسیم کنید. به عنوان مثال، اگر نقطه عطف این بود که دو سوم کل سرمایه گذاری های انرژی در فناوری خورشیدی و بادی انجام می شود، شش، 12 و 18 ماه قبل از نقطه عطف چه اتفاقی باید بیفتد؟ سعی کنید این رویدادها را به عنوان سرفصل های خبری فرموله کنید تا به تخیل شما کمک کند.

مرحله 6: ارزیابی و اولویت بندی انتخاب ها و تصمیمات در مقابل سناریوها

علاوه بر استفاده از سناریوها برای توصیف مسیرهای توسعه به سمت آینده های جایگزین، می توانید از آنها برای ارزیابی و اولویت بندی انتخاب ها و تصمیمات در مقابل سناریوها نیز استفاده کنید. سناریوها – دیدگاه های جایگزین از آینده – می توانند از زمان بندی انتخاب ها و تلاش های مورد نیاز برای موفقیت آن انتخاب ها حمایت کنند. به عنوان مثال، ایجاد سناریوهایی در مورد پذیرش خودروهای الکتریکی (آهسته تا سریع) می‌تواند از شرکت‌های صنعت تحرک الکتریکی در تصمیم‌گیری زمان و میزان سرمایه‌گذاری در توسعه و آمادگی برای تغییرات احتمالی در سرعت پذیرش در مراحل اولیه حمایت کند.

انتخاب ها را می توان در سناریوهای مختلف با سوالات زیر ارزیابی کرد:

• آیا تصمیم یا اقدام در یک سناریو خوب، بد یا خنثی است؟
• آیا تصمیم یا اقدام بر احتمال وقوع سناریو تأثیر می گذارد؟

هنگام در نظر گرفتن اولویت بندی انتخاب ها، دسته بندی آنها به روش زیر  به تمایز بین انواع مختلف تصمیمات کمک می کند:

• حرکت های مورد نیاز: اقدامات یا انتخاب هایی که باید بدون توجه به سناریو انجام شود تا اطمینان حاصل شود که سازمان در کوتاه مدت دوام خواهد داشت.
• حرکات بدون پشیمانی: اعمال یا انتخاب هایی که در هر سناریویی منطقی هستند
• شرط‌های بزرگ: اقدامات (مثلاً سرمایه‌گذاری) یا انتخاب‌هایی که با این انتظار انجام می‌شوند که یک سناریوی مطلوب ظاهر شود.
• حرکت‌های احتمالی: اقدامات یا انتخاب‌هایی که موفقیت آن‌ها به سناریویی بستگی دارد
• گزینه‌ها: اقدامات یا انتخاب‌هایی که اولین گام‌ها یا آزمایش‌ها در یک سناریو هستند و می‌توان آن‌ها را در هنگام حرکت به جلو مقیاس‌بندی کرد.

برنامه ریزی سناریو هنگامی که به طور مستمر انجام شود بیشترین سود را به همراه دارد. با به روز رسانی مکرر مسیرهای توسعه و دنبال کردن چگونگی توسعه عدم قطعیت ها، نقاط عطف و سایر شاخص ها، از سناریوها نهایت استفاده را ببرید. گاهی اوقات، سناریوها ممکن است نیاز به بازنگری کامل داشته باشند. بر معقول بودن سناریوها نظارت کنید و انتخاب ها و اقدامات را دوباره ارزیابی و اولویت بندی کنید.

برای مدیریت استراتژی یا نوآوری ، سناریوها ابزاری عالی برای آزمایش و اعتبارسنجی جهت آینده سازمان ارائه می دهند. به عنوان مثال، با تحقیق و توسعه، آیا در مسیر درستی هستیم و آیا در آینده مرتبط خواهیم بود؟

بنابراین، اکنون فرآیند برنامه ریزی سناریو و نحوه آماده سازی سازمان خود را برای آینده می دانید. «نمی‌دانم» دیگر پاسخ شما به چگونگی ایجاد عدم اطمینان نیست. در نظرات زیر به اشتراک بگذارید که روند برنامه ریزی سناریو شما چگونه پیش می رود. 

—

برای پشتیبانی نرم افزار، استراتژی HYPE را بررسی کنید – شکاف های موجود در استراتژی خود را کشف کنید و روندها، فناوری ها و سازمان هایی را که می توانند آنها را پر کنند شناسایی کنید.