سازمان ها می دانند که نوآوری ها می توانند به رشد و مرتبط ماندن کمک کنند. هسته اصلی موفقیت است. نوآوری با تولید ایده شروع می شود. بسیاری از شرکت ها کارکنان خود را تشویق می کنند که نوآور باشند و ایده های جدیدی ارائه دهند. با این حال، بدون فرآیندهای سیستماتیک و سنجیده شده، این ایده ها به عنوان افکار باقی می مانند و هرگز به واقعیت تبدیل نمی شوند. اینجاست که سیستم های مدیریت ایده وارد عمل می شوند.

در این پست به موضوعات زیر می پردازیم:

1. مدیریت ایده چیست: یک تعریف سریع
2. مدیریت ایده در مقابل مدیریت نوآوری؟
3. چرا سیستم مدیریت ایده مورد نیاز است؟
4. در مدیریت ایده چه نکاتی را باید در نظر داشت؟
5. یک فرآیند معمولی مدیریت ایده
6. نمونه هایی از انواع مختلف مدیریت ایده
7. مدل های ارزیابی ایده
8. مزایای نرم افزار مدیریت ایده اختصاصی
9. نکاتی برای مدیریت ایده

 

مدیریت ایده چیست: یک تعریف سریع

مدیریت ایده در درجه اول بر ایجاد، توسعه و اجرای ایده ها متمرکز است. هدف خلق ارزش از این ایده ها و تبدیل آنها به واقعیت است.

گارتنر مدیریت ایده را به صورت زیر تعریف می کند:

“مدیریت ایده فرآیندی ساختاریافته از تولید، جذب، بحث و بهبود، سازماندهی، ارزیابی و اولویت بندی بینش ارزشمند یا تفکر جایگزین است که در غیر این صورت از طریق فرآیندهای عادی ظاهر نمی شد.” 

طبق یک مطالعه (Brem & Voigt, 2007)، هدف مدیریت ایده تولید، ارزیابی و انتخاب کارآمد ایده ها است. چند چیز وجود دارد که مدیریت ایده را دشوار می کند. اول اینکه چگونه می توان به طور سیستماتیک ایده ها را چه داخلی و چه خارجی جمع آوری و تولید کرد. و دوم، ارزیابی و انتخاب منطقی و منصفانه کسانی که بیشترین پتانسیل را برای موفقیت آینده شرکت دارند.

 

مدیریت ایده در مقابل مدیریت نوآوری؟

مدیریت ایده اصطلاحی گاهی اوقات با مدیریت نوآوری اشتباه گرفته می شود. با این حال، آنها دو مفهوم متفاوت اما مرتبط هستند.

بنابراین، تفاوت اینجاست: مدیریت نوآوری فرآیندی است که از طریق آن یک سازمان نوآوری را مدیریت و اجرا می کند. این شامل فرآیند مدیریت تمام جنبه های فرآیند نوآوری است. این در مورد ساختارها و فرآیندهای سازمانی است که به سازمان کمک می کند تا نوآوری را تقویت کند و ایده های جدید را به زندگی برساند.

از سوی دیگر ، مدیریت ایده یک فرآیند فرعی از مدیریت نوآوری است. این سیستمی است که به تولید، توسعه و اجرای ایده ها کمک می کند. سیستم های مدیریت ایده معمولا توسط سازمان ها برای تکمیل فرآیندهای مدیریت نوآوری خود استفاده می شود. مدیریت ایده در خط مقدم مدیریت نوآوری قرار می گیرد.

جایگاه مدیریت ایده در فرآیند نوآوری در تصویر زیر نشان داده شده است.

 

چرا سیستم مدیریت ایده مورد نیاز است؟

برای افزایش موفقیت در نوآوری، سازمان ها باید یک سیستم بسازند. سیستم نحوه جمع آوری اطلاعات و اقدامات را تنظیم می کند. شرکت‌ها تمایل دارند پتانسیل‌های نوآوری زیادی در کارکنان خود داشته باشند و سازمان‌ها می‌توانند از درگیر کردن کل سازمان برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها سود زیادی ببرند. برای سازماندهی آن به مدیریت ایده نیاز دارید. این امر به سازماندهی سیستماتیک ایده پردازی کمک می کند و زمینه را برای نوآوری فراهم می کند.

” هر کارمند ظرفیت ایده های نوآورانه را دارد، اما استفاده از این ظرفیت به مدیریت ایده بستگی دارد “ ( ساعتچیوگلو، 2002 ).

مدیریت ایده مهم است زیرا:

• خلاقیت کارکنان را برای تولید ایده های جدید تشویق می کند
• همه ایده ها را در یک مکان جمع آوری می کند
• به ارزیابی و اولویت بندی ایده ها کمک می کند
• به اجرای بهترین ایده ها کمک می کند
• فرآیند نوآوری را کارآمدتر می کند
• شانس نوآوری موفق را افزایش می دهد

مدیریت ایده یک بخش کلیدی از کل مدیریت نوآوری است. بنابراین ، به طور کلی یک رکن حیاتی مدیریت کسب و کار است . با استفاده از سیستم مدیریت ایده، سازمان ها می توانند مطمئن شوند که از پتانسیل کامل برای نوآوری استفاده می کنند و شانس خود را برای رشد افزایش می دهند.

در مدیریت ایده چه نکاتی را باید در نظر داشت؟

هنگام تعریف استراتژی برای مدیریت ایده، اولین سوالی که باید به آن پاسخ داده شود این است که چرا سازمان می خواهد مدیریت ایده را انجام دهد. این می تواند به عنوان مثال برای:

• محصولات یا خدمات جدید را توسعه دهید
• محصولات یا خدمات موجود را بهبود بخشید
• راه های جدیدی برای انجام کارها پیدا کنید
• صرفه جویی در هزینه ها
• جریان های درآمدی جدید ایجاد کنید

هنگامی که هدف مشخص شد، تعریف نحوه مدیریت ایده در سازمان آسان تر خواهد بود. پس از آن باید مشخص کنند که چه کسی وظایف مختلف را در مدیریت ایده بر عهده دارد و نقش ذینفعان مختلف در این فرآیند چیست. شما باید یک مدیر را برای یک ایده، موضوع یا کمپین نام ببرید. مدیر مسئول ارسال درخواست برای ارزیابی و اطمینان از پیشرفت ایده ها در فرآیند است.

هنگام انجام مدیریت ایده چند نکته کلیدی وجود دارد که باید به خاطر بسپارید:

1. محدوده و اهداف فرآیند ایده پردازی را تعریف کنید
2. مدل ارزیابی مناسب را انتخاب کنید
3. از شفافیت و فرآیند ارزیابی منصفانه اطمینان حاصل کنید
4. همه ذینفعان مربوطه را تشویق کنید تا در فرآیند شرکت کنند
5. نتایج فرآیند ایده پردازی را به همه ذینفعان مربوطه منتقل کنید.

مدیریت ایده بخش مهمی از فرآیند نوآوری است و برای اطمینان از نتایج موفقیت‌آمیز فرآیند نوآوری، درست کردن آن بسیار مهم است. با پیروی از بهترین روش ها، می توانید شرکت خود را برای موفقیت آماده کنید.

 

یک فرآیند معمولی مدیریت ایده

استراتژی های مدیریت ایده انواع مختلفی دارند و هر کدام ویژگی ها و روش های خاص خود را دارند. آنها عمدتاً هنوز همان فرآیند اصلی را به اشتراک می گذارند:

1. تولید و جمع آوری ایده: این مرحله اول مدیریت ایده است و شامل جمع آوری ایده از کارمندان، مشتریان یا منابع دیگر است. این مرحله ای است که ایده ها تولید می شوند. ایده ها را می توان از طریق طوفان فکری ، حل مسئله با چالش های نوآوری، یا سایر روش های خلاقانه تولید کرد. نکته مهم این است که کارکنان را برای ارائه ایده فعال کنید.

2. توسعه ایده ها: این مرحله ای است که ایده ها توسعه یافته و به راه حل های عملی تبدیل می شوند. مطمئن شوید که ایده پردازان را فعال می کنید تا ایده های دیگران را نیز توسعه دهند تا بهترین راه حل ها را دریافت کنید.

3. ارزیابی ایده ها: در این مرحله، ایده ها غربالگری می شوند تا مشخص شود که کدام یک ارزش پیگیری دارند. باید معیارها و فرآیندهای ارزیابی شفاف و همچنین افراد مسئول از قبل تعیین شده باشد. مدل‌های ارزیابی متفاوتی وجود دارد که بعداً توضیح خواهیم داد .

4. انتخاب ایده ها: در این مرحله بهترین ایده ها برای توسعه و اجرای بیشتر انتخاب می شوند. ایده های تایید شده مستقیماً به مرحله بعدی یعنی پیاده سازی یا مثلاً نقشه برداری مشتری و به دنبال آن اجرا می رود. مطمئن شوید که برنامه و منابع مورد نیاز برای اجرا دارید. ایده های دیگر در یک آرشیو ذخیره می شوند و منتظر لحظه مناسب برای اجرا هستند.

5. پیاده سازی ایده ها: این مرحله ای است که ایده ها در آن اجرا شده و جان می گیرند. اطمینان حاصل کنید که در مورد اجرا برای افزایش انگیزه برای مشارکت در ارتباط هستید.

6. نتایج: این مرحله ای است که در آن نتایج نظارت می شود و بازخورد برای بهبود فرآیند مدیریت ایده جمع آوری می شود. در این مرحله می توانید از مزایای نوآوری نیز بهره مند شوید.

 

راه های مختلفی برای مدیریت ایده وجود دارد و بهترین راه به نیازها و منابع سازمان بستگی دارد. ابزارهای نرم افزاری زیادی برای کمک به مدیریت ایده وجود دارد، اما انجام آن بدون هیچ فناوری خاصی نیز امکان پذیر است. نکته مهم این است که یک فرآیند روشن در محل وجود داشته باشد تا بتوان ایده ها را به صورت ساختاریافته تولید، جمع آوری و ارزیابی کرد. جزئیات نحوه زمان بندی مدیریت ایده، ارزیابی ایده ها یا به طور معمول پیاده سازی به نوع فعالیت نوآوری بستگی دارد.

نمونه هایی از انواع مختلف مدیریت ایده

ایده پردازی مداوم

مدیریت ایده برای ایده پردازی مداوم، به عنوان مثال برای یک جعبه پیشنهاد ، می تواند به دو صورت انجام شود: یا پیروی از تقویم یا بر اساس زمانی که ایده ارائه شده است.

در مورد اول، معمولا زمانی وجود دارد، مثلاً هر ماه یک هفته، که ایده های ارسال شده در آن ماه بررسی می شوند. در مورد دوم، یک دوره زمانی وجود دارد، به عنوان مثال، 2 هفته که در آن ایده باید پس از ارسال ارزیابی شود.

در ایده‌پردازی مداوم، معمولاً ایده‌های زیادی اجرا می‌شوند، زیرا سرمایه‌گذاری‌ها معمولاً کم است و بازگشت سرمایه (ROI) خوب است. ارزیابی در این مورد اغلب غیر عددی و حاوی نظرات کارشناسی است. لحن اغلب محاوره ای و مستقیم است.

 

توسعه محصول و خدمات

در توسعه محصول و خدمات ، تمرکز بر توسعه محصولات یا خدمات جدید است. در این مثال، اغلب چندین ایده عالی وجود دارد، اما آنها هزینه بیشتری دارند. سرمایه‌گذاری‌ها در توسعه محصول اغلب بالاتر است و انتظارات سرمایه‌گذاری به نسبت بالاتری دارد. در حالی که ایده های زیادی برای اجرا وجود دارد، شرکت ها باید با توجه به محدودیت های بودجه و منابع، در مورد انتخاب خود استراتژیک باشند.

ارزیابی اغلب دقیق‌تر و عددی‌تر است. معیارهای مختلفی وجود دارد که بر اساس آن ایده ها ارزیابی می شوند. معمولاً در توسعه محصول از مدل های ارزیابی مانند RICE یا ارزیابی عددی سنتی استفاده می شود. ارزیابی همچنین ممکن است به عنوان مثال امکان اجرا و پتانسیل بازار را در نظر بگیرد.

 

کمپین های ایده

کمپین‌های ایده، مانند چالش‌های نوآوری ، راهی کارآمد برای تولید ایده در یک موضوع خاص و جمع‌سپاری ایده‌ها برای همه ذینفعان مرتبط هستند. مدیریت ایده در اینها به شدت با برنامه زمانبندی چالش مرتبط است. در چالش نوآوری، مراحلی برای جمع آوری ایده، توسعه، ارزیابی و انتخاب ایده برتر وجود دارد. این بدان معناست که مدیریت ایده مطابق با برنامه زمانبندی چالش اتفاق می افتد.

از آنجایی که زمان محدودی برای ایجاد و توسعه ایده ها در چالش وجود دارد، برقراری ارتباط منظم و فعال کردن شرکت کنندگان ضروری است. ارزیابی کمپین های ایده اغلب توسط گروهی از کارشناسان انجام می شود. معیارهای مورد استفاده برای ارزیابی ایده ها برای هر چالش متفاوت است، اما معمولاً شامل اصالت، امکان سنجی و همسویی با موضوع چالش است.

مدل های ارزیابی ایده

روش های مختلفی برای ارزیابی ایده ها وجود دارد. فرآیندهای مختلف ایده‌پردازی و اهداف و اهداف نیازمند معیارها و مدل‌های ارزیابی متفاوتی برای بررسی ایده‌ها هستند. برای کمک به تصمیم گیرندگان و مدیریت یکپارچه و منصفانه ایده، پیشنهاد می شود از قبل مدل ارزیابی ایده را انتخاب کنید. در اینجا به چند مورد اشاره می شود:

 

نظرات کارشناسان

در این مدل، کارشناسان ایده ها را ارزیابی می کنند. این اغلب زمانی استفاده می‌شود که شرکت می‌خواهد دیدگاه‌های جدیدی به دست آورد یا اگر می‌خواهد ایده‌هایی را ارزیابی کند که پیچیده هستند و نیاز به درک عمیق دارند. ارزیابی بر اساس نظرات کارشناسان انجام می شود و هیچ مقدار عددی به ایده ها داده نمی شود. ارزیابی می‌تواند یک مکالمه ساده به این صورت باشد که «آیا این ایده را اجرا می‌کنید» یا بیانیه‌ای گسترده‌تر در مورد امکان‌سنجی ایده.

 

ارزیابی 3-4 معیار

این روشی ساختارمندتر برای ارزیابی ایده ها است، زیرا از معیارهای کمی برای بررسی مطالب ارسالی استفاده می کند. ارزیابی بر اساس 3-4 معیار انجام می شود. به عنوان مثال، یک ایده برای یک محصول جدید ممکن است بر اساس اندازه بالقوه بازار، امکان سنجی، و همسویی با استراتژی شرکت ارزیابی شود. این نوع ارزیابی اغلب زمانی استفاده می شود که ایده های زیادی برای بررسی وجود دارد و شرکت می خواهد بر پیگیری بیشتر آنها تمرکز کند. در این حالت، هر ذینفع برای هر یک از معیارهای انتخاب شده، به ایده (1-5) ارزش می دهد. معیارها می توانند به عنوان مثال امکان سنجی، تأثیرگذاری یا تازگی باشند.

 

ارزیابی وزن شده

ارزیابی وزنی مشابه ارزیابی 3-4 معیار است، اما در این مورد، ذینفعان هر یک از معیارها را با توجه به اهمیت آن می سنجند. بنابراین، اگر استراتژی شرکت مهمتر از اندازه بالقوه بازار تلقی شود، تأثیر بیشتری بر امتیاز نهایی خواهد داشت. این نوع ارزیابی اغلب کمی بیشتر از ارزیابی 3-4 معیار طول می کشد، اما اغلب منصفانه تر دیده می شود، زیرا هر یک از ذینفعان می توانند با توجه به تخصص خود بر اهمیت این معیار تأکید کنند.

 

مدل RICE

مدل RICE معمولاً در توسعه محصول برای ارزیابی و اولویت بندی ابتکارات استفاده می شود. مخفف عبارت Reach، Impact، Confidence و Effort است. این نوع ارزیابی زمانی استفاده می‌شود که ایده‌های زیادی وجود داشته باشد و شرکت می‌خواهد بر روی چند ایده با تاثیر بالا تمرکز کند. در این حالت، هر ذینفع برای هر یک از معیارهای انتخاب شده، به ایده (1-5) ارزش می دهد. معیارها می توانند به عنوان مثال امکان سنجی، تأثیرگذاری یا تازگی باشند.

مهم است که به خاطر داشته باشید که مهم نیست کدام مدل ارزیابی را انتخاب می کنید، باید اطمینان حاصل کنید که ارزیابی تا حد امکان منصفانه است. این بدان معناست که همه ذینفعان باید فرصتی برای دانستن معیارها داشته باشند و این روند باید شفاف باشد.

مزایای نرم افزار مدیریت ایده اختصاصی

استفاده از نرم افزار مدیریت ایده چندین مزیت دارد، به خصوص اگر در حال اجرای یک فرآیند ایده پردازی بزرگ هستید. اول و مهمتر از همه، نرم افزار مدیریت ایده جمع آوری ایده ها از همه ذینفعان مربوطه را آسان می کند. فضای اختصاصی برای ایده پردازی فراهم می کند. به این ترتیب، می توانید مطمئن باشید که همه ایده ها در یک مکان جمع آوری شده اند و هیچ ایده ای در این فرآیند گم نمی شود.

در مرحله دوم، نرم افزار مدیریت ایده به شما کمک می کند تا تمام ایده ها را پیگیری کنید. وجود همه ایده ها در یک مکان، بررسی و مقایسه آنها را آسان می کند. این باعث صرفه جویی در زمان و منابع می شود، زیرا نیازی نیست که ایده های مختلف مرتب سازی و فیلتر کردن کانال را مرور کنید. به عنوان مثال، شما به راحتی می توانید ببینید که کدام ایده ها توسط متخصصان ارزیابی شده اند یا کدام ایده ها در بین کارمندان محبوبیت بیشتری دارند. 

یکی دیگر از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت ایده این است که می تواند به بهبود ارتباطات و همکاری در سازمان کمک کند. این به این دلیل است که ایده پردازی فرآیندی است که نیاز به مشارکت ذینفعان مختلف دارد.

استفاده از نرم افزار مدیریت ایده نیز می تواند به شما در صرفه جویی در زمان و منابع کمک کند. این به این دلیل است که به شما کمک می کند تا برخی از وظایف مرتبط با ایده پردازی را خودکار کنید، مانند ارسال یادآوری یا جمع آوری ایده ها از کانال های مختلف.

نرم افزار مدیریت ایده همچنین به شما امکان می دهد پیشرفت فرآیند ایده پردازی خود را پیگیری کنید. این مهم است، زیرا به شما کمک می کند موفقیت ابتکار خود را اندازه گیری کنید و آن را برای آینده بهبود بخشید.

در نهایت، بسیاری از پلتفرم های مدیریت ایده ویژگی هایی را ارائه می دهند که به شما در ارزیابی کمک می کند. به عنوان مثال، برخی از پلتفرم‌ها دارای اتوماسیون داخلی برای ارزیابی، ویژگی‌هایی برای ارزیابی عددی و امکان تخصیص وظایف هستند.

برخی از شرکت ها می توانند با یک ایده خوب بدون هیچ راه حل نرم افزاری خاصی ادامه دهند. با این حال، داشتن نرم افزار مدیریت ایده که می تواند در هر مرحله کمک کند، برای هر کسب و کاری یک مزیت بزرگ است. ما در حال حاضر نسخه رایگان نرم افزار مدیریت ایده Orchidea را داریم . می توانید به راحتی از Orchidea استفاده کنید و مدیریت ایده خود را راحت تر کنید.

نکاتی برای مدیریت ایده

در اینجا چند نکته برای مدیریت موثر ایده وجود دارد:

• همه را به مشارکت تشویق کنید: مطمئن شوید که همه افراد سازمان می‌دانند که می‌توانند و باید ایده‌هایی را ارائه دهند. کارکنان را تشویق کنید تا ایده های جدیدی ارائه دهند و ارائه ایده های خود را برای آنها آسان کنید.
• آن را به بخشی از فرهنگ تبدیل کنید: مدیریت ایده باید بخشی از فرهنگ سازمان باشد. یعنی باید به آن به عنوان یک چیز مثبت و به عنوان بخش مهمی از کار نگاه کرد.
• فرآیند را تعریف کنید: مطمئن شوید که یک فرآیند روشن برای مدیریت ایده وجود دارد، به طوری که همه بدانند چه کاری باید انجام دهند و ایده ها چگونه ارزیابی می شوند.
• ارزیابی عینی ایده ها: ایده ها باید به صورت عینی و بر اساس معیارهای تعریف شده ارزیابی شوند. اطمینان حاصل کنید که ارزیابی منصفانه است و بهترین ایده ها برای توسعه بیشتر انتخاب شده اند.
• به طور منظم ارتباط برقرار کنید: ارتباط کلیدی در مدیریت ایده است. اطمینان حاصل کنید که همه می‌دانند که در فرآیند چه اتفاقی می‌افتد، و از پیشرفت‌ها به‌روز نگه داشته می‌شوند. همچنین ارتباط خوب، ایده پردازی را در ذهن افراد حفظ می کند.
• بازخورد دریافت کنید: در مورد فرآیند مدیریت ایده بازخورد بخواهید، تا بتوان به طور مداوم آن را بهبود بخشید.
• موفقیت را جشن بگیرید: هنگامی که یک ایده اجرا می شود، مطمئن شوید که موفقیت را جشن بگیرید. این کار کارکنان را تشویق می‌کند تا در این فرآیند شرکت کنند و ایده‌های جدید را به اشتراک بگذارند.

 

نتیجه

مدیریت ایده فرآیندی است که می تواند به سازمان ها در تولید، توسعه و اجرای ایده های جدید کمک کند. این یک فرآیند ساختاریافته است که شامل تمام مراحل از تولید ایده تا اجرای آنها است.

مدل های مختلفی برای مدیریت ایده وجود دارد و مدل مناسب برای یک شرکت به سازمان و نیازهای آن بستگی دارد. با این حال، مهم است که مطمئن شوید که فرآیند منصفانه و عینی است و بهترین ایده ها برای توسعه بیشتر انتخاب می شوند.

نرم افزار مدیریت ایده می تواند کمک بزرگی به شرکت ها در مدیریت ایده هایشان باشد. راه حل های نرم افزاری مختلفی در دسترس هستند و ویژگی های متفاوتی را ارائه می دهند. با این حال، اکثر آنها نوعی عملکرد را برای هر مرحله از مدیریت ایده ارائه می دهند.

نکاتی برای مدیریت موثر ایده شامل تشویق همه به مشارکت، تبدیل آن به بخشی از فرهنگ، تعریف فرآیند، ارزیابی عینی ایده‌ها، برقراری ارتباط منظم و دریافت بازخورد است. همچنین مهم است که هنگام اجرای یک ایده، موفقیت را جشن بگیرید.

نظر شما در مورد مدیریت ایده چیست؟ بهترین نکات خود را در نظرات به اشتراک بگذارید!

 

منابع :

• برم، آ. و ووگت، کی. (2007). مدیریت نوآوری در سرمایه گذاری های فناوری نوظهور – مفهوم یک مدیریت ایده یکپارچه . بین المللی J. Technology, Policy and Management, Vol. 7، شماره 3، 0.304-321
• Gerlach, S. & Brem, A. (2017). بازبینی مدیریت ایده: مروری بر ادبیات و راهنمای اجرا . مجله بین المللی مطالعات نوآوری. 1. 144-161.
• Saatciouglu, A. (2002). استفاده از پرس و جوی پایه برای کشف مدیریت ایده برای نوآوری. مجموعه مقالات آکادمی مدیریت . 2002. C1-C6.