این سناریو را تصور کنید: روز D فرا رسیده است. شما منتظر تایید آقای اسمیت از خرید هستید، در حالی که عصبی قهوه صبح خود را با معده خالی می نوشید. تمام داده های پروژه نوآوری شما در ذهن شما جاری است. تا کنون، مرحله تحقیقاتی پروژه نوآوری “بسته بندی پایدار جدید” که در آن شما به عنوان رهبر نوآوری تعیین شده اید، به پایان رسیده است و تمام تحقیقات اولیه شما دو ماه پیش تایید شده است. امروز، تصمیم آقای اسمیت تعیین خواهد کرد که آیا پروژه شما برای مرحله توسعه تایید می شود یا خیر. می‌دانید که تمام فعالیت‌های مربوطه تکمیل شده‌اند، همه محصولات قابل تحویل در محل هستند و با داده‌ها و مستندات مناسب پشتیبانی می‌شوند. ناگهان، یک اعلان بر روی تلفن خود دریافت می کنید، و در گوشه چشم خود، اعلان مرکز نوآوری ایران(هوش نوآوری) را می بینید که “پروژه نوآوری شما برای طرح تجاری فاز رد شده است”. دوش آب سرد…. صدها سوال به طور همزمان، اما فقط یک سوال در ذهن شما منفجر می شود: ما چه اشتباهی کردیم؟

چگونه یک مرد این همه قدرت دارد که با یک نه جلوی پیشرفت پروژه نوآوری را بگیرد؟!؟ 

آقای اسمیت در واقع یک فرد بسیار مودب و یک مدیر ارشد تدارکات در شرکت ما است. او 7 سال است که در شرکت ما کار می کند و همیشه برای هرگونه سوال و مشاوره با کارکنان آماده است. او به عنوان دروازه بان در مرحله بررسی ارزیابی تجاری پروژه نوآوری تعیین شده است، بنابراین، او تمام قدرت لازم برای تایید یا رد پیشرفت پروژه نوآوری را دارد.

چه اتفاقی افتاده؟

بازخورد دریافت شده از آقای اسمیت دلیل این تصمیم را توضیح داد. وی نتوانست با تاریخ تحویل پروژه برای فاز توسعه موافقت کند، زیرا قرارداد با تامین کننده جدید که باید مواد بسته بندی جدید را در اختیار ما قرار دهد، به دلیل برخی مشکلات قانونی هنوز نهایی نشده بود. پیام دیگری رسید: «مرحله توسعه دو هفته به تعویق خواهد افتاد. تمام شرایط دیگر برآورده شده است. به محض حل این وضعیت قانونی، می توانیم به پروژه نوآوری ادامه دهیم. تیم متاسفم، و با یک کار عالی همراه باشید. چه رهایی

دروازه بان چیست؟ دروازه بان در فرآیند توسعه محصول جدید چیست؟ آقای اسمیت کیست؟

شرکت‌های سراسر جهان برای سازماندهی بهتر فعالیت‌های توسعه خود ، پیش‌بینی دقیق‌تر نقاط ضعف و واکنش سریع‌تر به هر هشداری ، فرآیند توسعه محصول ساختاریافته را پذیرفتند . همه اینها با هدف ارائه نوآوری خود به بازار به موقع و با بودجه تعریف شده. بهترین شرکت‌ها از یک فرآیند توسعه‌ای اثبات‌شده و ساختاریافته بر اساس روش‌شناسی فاز-گیت استفاده می‌کنند. این رویکرد اساساً فرآیند توسعه را به فازهایی تقسیم می کند – مرحله کاری و سپس مرحله بررسی و/یا تصمیم گیری. تیم نوآوری مسئول یک سری فعالیت ها در هر مرحله کاری است که معمولاً شامل الگوهای از پیش تعریف شده برای جمع آوری داده ها می شود. مرحله بررسی یا تصمیم‌گیری نشان‌دهنده نقطه‌ای است که دروازه‌بانان یا تصمیم‌گیرندگان شما باید تصمیم بگیرند که آیا پروژه نوآوری را متوقف کنند یا آن را به فاز کاری بعدی منتقل کنند.

هر سیستم توسعه محصول و/یا ساختاری که شرکت شما ایجاد کرده باشد، همیشه باید دروازه‌بانان داشته باشد. قدرت آنها بر اساس دانش و تخصص آنها حول تایید مراحل پروژه نوآوری متمرکز است. Gatekeeper نماینده فردی است که مسئول تصمیم گیری در مورد اینکه آیا پروژه نوآوری شما باید به توسعه خود ادامه دهد و به مرحله بعدی حرکت کند یا خیر. تایید او برای حرکت رو به جلو مورد نیاز است.

مسئولیت های اصلی دروازه بانان

اگر شرکتی بخواهد اطمینان حاصل کند که پروژه های نوآوری درست پیشرفت کرده و در نهایت تجاری شده اند، تصمیم گیری عینی و مبتنی بر واقعیت هدف هر مرحله بازبینی است. دروازه بان ها معمولا از مدیران ارشد و بالاتر شما تشکیل می شوند و بر اساس تخصص، نقش در ساختار شرکت و دانش انتخاب می شوند. از آنجایی که این یک گروه تصمیم گیری است، باید کوچک باقی بماند. در بالاترین سطح، معمولاً شامل مدیر اجرایی (CEO)، مدیر ارشد نوآوری (CIO)، مدیر ارشد فناوری (CTO) و روسای حوزه‌های بازاریابی، مهندسی، مالی و عملیات می‌شود.

مسئولیت های دروازه بانان در NPD عبارتند از:

• بررسی فعالیت های مرحله کار و اسناد حمایتی برای ارزیابی نتایج بر اساس معیارهای تحویل مرحله بررسی از پیش تعیین شده.
• ارائه تصمیم بر اساس بررسی در مورد تایید پروژه های خوب و کشتن بد.
• ارائه توصیه هایی برای بازنگری و بهبود برنامه توسعه محصول در آینده
• پروژه های نوآوری را لغو، به حالت تعلیق درآورید و دوباره اولویت بندی کنید.

به طور خلاصه، وظیفه دروازه بانان این است که پیشرفت پروژه نوآوری را در هر یک از نقاط تصمیم بررسی کنند و بر اساس اطلاعات ارائه شده، تصمیمات “برو”/”بدون رفتن” یا “کشتن” بگیرند . تصمیم آنها باید عینی و مبتنی بر واقعیت باشد، و همچنین باید بازخورد معنی‌داری را برای تیم نوآوری که فعالیت‌ها را اجرا می‌کنند ارائه دهد و آنها را قادر سازد تا با پیشرفت پروژه نوآوری خود همگام شوند. همچنین وظیفه اوست که در صورت نیاز به اصلاح و تعدیل، عکس العمل مناسبی نشان دهد.

بنابراین، با توجه به همه موارد ذکر شده در بالا، آقای اسمیت ما نمونه واقعی یک دروازه بان است که تصمیمات کارآمد و تحصیلکرده ای را در مورد پیشرفت پروژه های نوآوری ارائه می دهد و دستورالعمل هایی را به تیم نوآوری برای پرداختن به نقاط دردسر خاصی ارائه می دهد که می تواند نوآوری را به خطر بیندازد. پروژه انجام این کار آسان نیست، اما یک نفر باید آن را انجام دهد.