نسخه ای از این مقاله در ابتدا در گزارش 103 در سال 2008 منتشر شد، زمانی که اقتصاد جهانی تحت تأثیر سقوط بانک های ایالات متحده قرار گرفته بود. با برگزیت و بدتر از آن، ریاست جمهوری ترامپ در ایالات متحده، اقتصاد جهانی دوباره شکننده به نظر می رسد. بنابراین، من معتقدم ارزش خواندن دوباره را دارد. از اولین انتشار آن کمی تجدید نظر شده است.
نوآوری کسب و کار فقط محصولات و مدل های تجاری جدید هیجان انگیز نیست. همچنین می تواند برای فعالیت مورد علاقه هر مدیر مالی اعمال شود: کاهش هزینه.
راه های خوب و راه های بد برای کاهش هزینه ها در کسب و کار شما وجود دارد. راههای بد هزینهها را در کوتاهمدت کاهش میدهند، اما در طولانیمدت به کارکنان ناراضی و بیانگیزه منجر میشوند. این به نوبه خود منجر به کاهش بهره وری و مشارکت می شود که منجر به کاهش درآمد می شود. به عبارت دیگر، کاهش بد هزینه منجر به کاهش درآمد نیز می شود. راه های خوب برای کاهش هزینه ها منجر به مشارکت کارکنان، مشارکت فعال در طرح های کاهش هزینه ها و شادی بیشتر می شود.
رضایت کارکنان
به حداکثر رساندن رضایت کارکنان در طول طرح های کاهش هزینه بسیار مهم است. چیزهای کمی وجود دارد که افراد در شرکتهای متوسط و بزرگ کمتر از اینکه مجموعهای از قوانین جدید برای کاهش هزینهها به آنها داده شود، دوست دارند. کارمندان از این متنفرند که به آنها گفته شود باید خودروهای شرکت خود را با مدلهای کوچکتر (یا بدتر از آن، کارتهای اتوبوس) معاوضه کنند، که دیگر نمیتوانند در کلاس تجاری پرواز کنند یا اینکه استفاده از دستگاه فتوکپی آنها تحت نظارت است تا اطمینان حاصل شود که فقط برای استفاده از آن استفاده میشود. کسب و کار شرکت برای شما بهعنوان مدیریت، صرفهجویی در شرکت از چنین فعالیتهایی قابل توجه است. برای کارمندان، کوچک بودن و «نمونه دیگری از اینکه شرکت چقدر به من اهمیت نمی دهد» است.
از سوی دیگر، اگر کارمندان خودشان پیشنهادهای کاهش هزینه را ارائه دهند و احساس کنند که بخشی از فرآیند تصمیم گیری کاهش هزینه هستند، نه تنها تمایل بیشتری به همکاری دارند، بلکه ممکن است به مشارکت مشتاق باشند. به هر حال، اگر ایده صرفه جویی در هزینه یک کارمند اجرا شود، او در موفقیت آن سهم دارد. اگر ایده موفق شود، او می تواند بخشی از اعتبار موفقیت آن را به عهده بگیرد.
علاوه بر این، هنگامی که کارکنان در یک شرکت متوسط تا بزرگ شروع به تولید و همکاری در زمینه صرفه جویی در هزینه می کنند، به احتمال زیاد به تصویر بزرگ اقتصادی نگاه می کنند.
یکی از کارمندان به این موضوع گفت که به دلایل شخصی نمی تواند از چاپگرهای اداری استفاده کند، احتمالاً فکر می کند: “من نمی دانم چرا نمی توانم این دستور العمل هایی را که در وب پیدا کردم چاپ کنم. این فقط چند سنت برای شرکت هزینه دارد.» اما، اگر از او خواسته شود که راههایی برای کاهش هزینههای شرکت بیابد، موضوع دیگر شخصی نیست. این یک مسئله سازمانی است و محاسبات سازمانی را تشویق می کند: «هی، من به تازگی متوجه شدم که شرکت سالانه 2 میلیون دلار روی کاغذ خرج می کند. اگر بتوانیم آن را تا 20 درصد کاهش دهیم، معادل 400000 دلار صرفه جویی در هزینه در سال خواهد بود!
دانش عملی
هرچه یک شرکت بزرگتر شود، مدیریت ارشد از فعالیت های فیزیکی روزانه آن بیشتر حذف می شود. مدیر مالی ممکن است گزارشی دریافت کند که نشان می دهد هزینه های برق 12 درصد از سال گذشته افزایش یافته است. از سوی دیگر، یک حسابدار جوان بیشتر متوجه می شود که 3/4 از همکارانش هنگام خروج از دفتر در پایان روز، کامپیوترهای خود را روشن می گذارند. هنگام رانندگی در کنار دفتر در شب، ممکن است متوجه شود که ساختمان مانند یک درخت کریسمس روشن است حتی زمانی که هیچ کس کار نمی کند.
در نتیجه، اگر مدیر مالی به دنبال راههایی برای کاهش هزینههای برق باشد، احتمالاً به دنبال راهحلهای گسترده و احتمالاً مذاکره با تأمینکننده برق است. احتمالاً حسابدار خردسال پیشنهاد می کند که افراد در پایان روز هنگام خروج از دفتر، رایانه ها و چراغ ها را خاموش کنند. ترکیبی از ایده ها احتمالاً منجر به صرفه جویی در هزینه های قابل توجهی نسبت به ایده های هر یک از افراد به تنهایی می شود. اما ایدههای حسابدار این مزیت را دارند که آسانتر و سریعتر اجرا میشوند.
کارکنان کسانی هستند که عملیات شرکت را انجام می دهند. آنها ناکارآمدی هایی را در جزئیات می بینند که مدیریت متوجه آن نمی شود. با ترکیب دانش و تجربه عملی کارکنان با دانش تصویر کلان مدیریت ارشد، احتمالاً جامع ترین ایده های صرفه جویی در هزینه ها را توسعه خواهید داد.
چگونه ایده های کاهش هزینه تولید کنیم
بر خلاف بسیاری از اشکال نوآوری، ابداع ایدههای کاهش هزینه برای طرح پیشنهاد و نرمافزار مدیریت ایده مناسب است، زیرا هدف معمولاً تولید تعداد زیادی ایده بادوام و آسان برای پیادهسازی است. بنابراین، اگر از یک نرم افزار مدیریت ایده استفاده می کنید، برخی از این چالش ها را مطرح کنید:
“از چه راه هایی می توانیم مصرف برق خود را کاهش دهیم؟”
چگونه میتوانیم مقدار کاغذی را که استفاده میکنیم کاهش دهیم؟»
“چه اعمال پوچ انجام می دهیم که نیازی به انجام آن نداریم؟”
“برای کاهش اتلاف چه کاری می توانید انجام دهید؟”
و غیره…
بدون شک، شما می توانید چندین چالش دیگر را بر اساس عملیات و مناطقی که باید هزینه ها را کاهش دهید، طراحی کنید.
آنچه کارشناسان می گویند
تصمیم گرفتم این سوال را مطرح کنم که “چگونه کارمندان یک سازمان را برای ارائه ایده های کاهش هزینه به چالش می کشیم؟” به انجمن گفتگوی بین المللی (که از زمان انتشار اصلی این مقاله بسته شده است) باشگاه تخیل ( www.imaginationclub.org ) که شامل مشاوران نوآوری، دانشگاهیان، دانشجویان، دانشمندان و افراد دیگر از هر طبقه اجتماعی است (و شما می توانید به آن بپیوندید. ما نیز!). چندین پاسخ خوب وجود داشت.
اندرو گریوز از The Idea Hunter ( www.theideahunter.co.uk ) چند چالش تامل برانگیز دیگر را پیشنهاد کرد:
«از چه راههایی میتوانیم تعاملات خود را با بخشهای دیگر مؤثرتر/کارآمدتر کنیم؟»
“چگونه می توانیم از تکرار برخی فرآیندها توسط دیگران جلوگیری کنیم؟”
“چه چیزهایی را می توانیم دوباره استفاده کنیم که در حال حاضر استفاده نمی کنیم؟”
یارانهها (دولت یا غیره) کجا ممکن است در دسترس باشد؟ چه کسی می تواند هر یک از فعالیت های ما را تأمین مالی کند؟»
اینها فوق العاده هستند من هرگز با سازمانی متوسط تا بزرگ برخورد نکرده ام که از نظر تعاملات بین بخشی و تکرار فرآیندها، فضای قابل توجهی برای بهبود نداشته باشد. در بدترین حالت، سازمانهایی را میشناسم که فروشندگان متفاوتی را به یک مشتری بالقوه میفرستند و هر کدام پیام متفاوتی را ارائه میدهند. نتیجه این است که مشتری گیج می شود و کمتر تحت تأثیر قرار می گیرد در حالی که کارفرمای فروشندگان پول قابل توجهی را هدر داده و دو نفر را برای گیج کردن پیامی که یک نفر می توانست به طور منسجم ارسال کند، هدر داده است.
جستجو برای یارانه شاید یک رویکرد ویژه اروپایی برای تولید درآمد باشد. نه تنها دولت های ملی انواع کمک ها و یارانه ها را ارائه می کنند. اما اتحادیه اروپا نیز در این زمینه سخاوتمند است.
سایر رویکردها
اگر ایده پردازی شما توسط گروه های کوچک انجام می شود، ممکن است حتی خلاق تر از طرح چالش های ساده باشید.
Itha Taljaard از Sense2Solve ( www.sense2solve.com ) پیشنهاد می کند که رویکرد عملی تر و مبتنی بر تجربه را برای ایجاد ایده های کاهش هزینه اتخاذ کنید. او می گوید:
من زمانی تیمی داشتم که می خواستند استفاده از کاغذ را کاهش دهند (مگر نه؟). بهجای ایدهپردازی، به آنها پیشنهاد دادم یک روز را به عنوان روز بدون کاغذ انتخاب کنند و در آن روز روشهای بسیار خاصی برای اندازهگیری میزان مصرف کاغذ و کمترین استفاده از تیم داشته باشند. این یک راه سرگرم کننده برای کشف راه های بسیار کاربردی برای صرفه جویی در کاغذ بود.
ایدههای اولیه اغلب بیش از حد مبهم یا سطح بالایی هستند که ارزشی ندارند. مجبور کردن مردم به “زندگی”، ذهن آنها را روشن می کند.
در آفریقای جنوبی، بحران انرژی قطعاً مردم را به فکر چگونگی کاهش وابستگی به انرژی میاندازد. پیشنهاد خاموش کردن برق برای یک روز/چند ساعت میتواند مردم را وادار کند تا خلاقانه در مورد برق فکر کنند – به شرطی که بدانند این یک خاموشی عمدی است. معمولاً وقتی برق اینجا در آفریقای جنوبی قطع میشود، اگر بعد از ظهر اتفاق بیفتد، مردم به خانههای خود میروند یا دور هم مینشینند و صحبت میکنند و منتظر میمانند تا برق دوباره روشن شود. در عوض میتوانند آن زمان «مرده» را به زمان طوفان فکری تبدیل کنند.»
رنده طاهر، مشاور و محقق خلاقیت پیشنهاد میکند که حتی فراتر رفته و – در ذهن شما – بخشی از موضوع شوید. او سایت هایی از آثار مایکل میکالکو می آورد:
«مدیران یک شرکت آب و برق میخواستند هزینههای تجهیزات سرمایهای را بهطور چشمگیری کاهش دهند. آنها سه ماه خود را به عنوان یک کیلووات تصور کردند که از طریق سوخت های فسیلی مختلف و سیستم های انرژی هسته ای این شرکت سفر می کنند. همانطور که آنها تصور می کردند که در هر مرحله سفر می کنند، شروع به درک پیچیدگی و تنوع سیستم ها کردند و راه هایی برای بهبود آنها دیدند. سفرهای خیالی آنها منجر به یک طرح تعمیر و نگهداری مجدد طراحی شد که با جایگزینی قطعات کلیدی به جای کل سیستم، هزینه تعمیر و نگهداری را ده برابر کاهش داد.” – Michael Michalko “Cracking Creativity” ص 46
مزیت: بازگشت سریع سرمایه (ROI)
یکی از بهترین چیزها در مورد مشارکت دادن کارکنان در نوآوری کاهش هزینه این است که شما به سرعت بازگشت سرمایه را مشاهده می کنید. علاوه بر این، این بازگشت سرمایه اغلب به راحتی قابل اندازه گیری است.
برای بسیاری از مدیران ارشد که با RoI مه آلود (بازده سرمایه گذاری) که اغلب با نوآوری همراه است، احساس ناراحتی می کنند، سود خالص دلار و سنت به نوآوری منطقی کمک می کند!
و برای محیط زیست خوب است
اگر هنوز مزایای نوآوری کاهش هزینه را به شما نفروختهام، این را در نظر بگیرید: بیشتر کاهش هزینه منجر به کاهش استفاده از منابع طبیعی میشود. استفاده از برق کمتر برای کاهش سرعت گرمایش زمین مفید است. استفاده از بسته بندی کمتر به معنای هدر رفت کمتر زمانی است که مشتریان محصولات شما را باز می کنند. بهبود راندمان خط تولید معمولاً به معنای کاهش هزینه های انرژی است. همه این موارد نه تنها باعث صرفه جویی در هزینه شرکت شما می شود – بلکه به محیط زیست ما نیز کمک می کند!
بدون نظر