در نهایت، آن را انجام دهید!

به لطف الهام و حمایت جفری، ما (من نماینده یک تیم در این تحقیق هستم) توانستیم با رویکردی متفاوت به حل خلاقانه مسئله کمک کنیم که ویژگی اصلی آن قرار است تاکید آن در متعهد کردن تیم به رعایت الزامات برنامه اقدام باشد. ابتدا، بر اساس تحقیقات خود، در مورد رویکرد “WASNT” برای تعریف مسئله و مراحل اقدام نوشتم . سپس برخی ملاحظات نظری و مفاهیم عملی که ممکن است این رویکرد را در « تفکر بدون مشکل، بدون ایده و خلاق » توجیه کند .

اکنون زمان آن است که توضیح دهیم که چگونه یک تسهیل کننده ممکن است شانس تیم را برای اجرای یک پروژه نوآورانه طبق برنامه افزایش دهد.

ابتدا به یاد داشته باشید که قبلاً مشکل و لیستی از مراحل لازم برای حل آن را تعریف کرده اید. اما چگونه متوجه می شوید که تمام مراحل لازم برای حرکت رو به جلو را دارید؟ شما نمی کنید! شما (و تیم) فقط آن را احساس می کنید. حتی اگر شما، مجری، متخصص محتوا نباشید، تجربه و شهود شما به شما می‌گوید که چه زمانی همه چیز مورد نیاز را دارید. با این وجود، اگر شما (و تیم) اشتباه می کنید، هنوز فرصت های بیشتری برای تایید آن وجود دارد، پس بیایید ادامه دهیم.

ابتدا از تیم بپرسید که اولین کار چگونه باید انجام شود. پیشنهادات ارزشمند را فهرست کنید و فراموش نکنید که در صورت لزوم، راه هایی برای غلبه بر موانع احتمالی بپرسید. این بخش خلاقانه است، جایی که شما مشارکت های اصلی و مهم را خواهید شنید، اما نه به شدت در کار اول. چرا که نه؟ چون تیم تعهد کافی ندارد. چه کاری می توانی انجام بدهی؟

وقتی فهرست قابل توجهی از “چگونه باید؟” دارید، وقت آن است که داوطلبان را بخواهید. وقتی این کار را انجام دادید، به احتمال زیاد دوباره سکوت خواهید شنید (به یاد بیاورید زمانی که تیم پس از درخواست کارهای مشخص برای حل مشکل، به جای ایده ها، سکوت کرد؟). در این لحظه، تیم متوجه می شود که این فقط برای سرگرمی نیست و یک نفر مسئول خواهد بود. با پیشنهاد فردی، پیشنهاد تیم یا تعیین مشتری، یک تیم فرعی خواهید داشت که وظیفه را انجام می دهد. توجه داشته باشید که مسئولیت کار نباید فقط به یک فرد متکی باشد. در حالت ایده آل باید دو نفر باشند، اما بسته به نسبت اعضای تیم به تعداد وظایف، ممکن است تعداد بیشتری نیز وجود داشته باشد. هنگامی که یک تیم فرعی دارید، از رهبر تیم فرعی (اولین فردی که داوطلب می شود یا شخصی که تعیین شده است) بپرسید که چه زمانی کار آماده است. با این الزام احتمالاً بحث دیگری را شروع کرده اید، بین کسانی که فکر می کنند سریع خواهد بود، کسانی که آماده کار به صورت 24/7 ساعته هستند، و کسانی که قصد ندارند زمان اضافی زیادی بدهند. پس از مدتی بحث، معمولاً یک دوره متعادل برنده می شود، به ویژه پس از اینکه توجه زیرگروه را به این واقعیت جلب کردید که وظایف باید بدون غفلت از کارهای معمول انجام شوند و مشتری بر نیاز به انجام پروژه قبل از یک تاریخ خاص تأکید کرده است.

برای تکمیل برنامه اقدام برای کار، تیم هنوز باید تعیین کند که چه کسی یا کدام واحد مسئول تعیین اینکه آیا استاندارد کیفیت برای کار باید به دست آید یا خیر (معمولاً یک مشاور خارجی کار را انجام می دهد)، و اینکه آیا استانداردی وجود دارد یا خیر. نوعی بازگشت سرمایه (ROI) درگیر (یعنی ارزیابی استاندارد کیفیت کار ممکن است هزینه هایی داشته باشد که اگر توسط آن مشاور خارجی انجام شود، می تواند با هزینه های کل کار مقایسه شود).

در کار دوم، تیم در نهایت روند را درک کرده است. همه چیز به آرامی و سریع پیش خواهد رفت، تا زمانی که همه وظایف با جزئیات برنامه ریزی شده و همه اعضای تیم به طور متعادل به تیم های فرعی واگذار شوند.

با این حال، کار هنوز تمام نشده است. همچنان باید تیم فرعی ارتباطی را تعیین کنید که همه اعضا را در مورد پیشرفت پروژه به‌روزرسانی کند. همچنین در صورت موافقت مشتری، این تیم فرعی به بازاریابی داخلی و تبلیغات خارجی می پردازد. در حالت ایده‌آل، هر چه مردم بیشتر بدانند «این افراد» چه می‌کنند و چرا، با مقاومت کمتری مواجه می‌شوند و فشار بیشتری برای رعایت ضرب‌الاجل‌ها و استانداردهای کیفیت دریافت می‌کنند. فراموش نکنید که هیچ فشاری مانند فشار همسالان وجود ندارد.

مرحله بعدی ایجاد نقاط عطف است (به عنوان مثال در یک پروژه سه ماهه حداقل یک نقطه عطف مورد نیاز خواهد بود). شما همچنین باید تاریخ هایی را برای جلسه کل تیم و مهلت نهایی تعیین کنید، زمانی که تیم باید یک گزارش رسمی در مورد انجام پروژه ارائه دهد.

به تعیین هماهنگ کننده پروژه توجه ویژه ای داشته باشید (توصیه می شود این را از قبل با مشتری تنظیم کنید، اگرچه باید مانند یک تعیین کاملا بداهه توسط تیم به نظر برسد). هماهنگ کننده مسئول رابط بین تیم و مشتری و هدایت همه افراد به رعایت الزامات، به ویژه ضرب الاجل ها خواهد بود. اگر نیاز به یک رهبر خلاق وجود دارد، همین است.

نرو! هنوز کار برای انجام دادن وجود دارد. در 30 دقیقه آخر باید به تیم اجازه دهید استراحت کند و در مورد آموخته هایی که انجام شده است فکر کنید. گزارش نهایی باید برنامه ریزی شود (در فرصت بعدی به آن می پردازیم) و فرصت هایی را برای هر عضو فراهم کند تا در مورد آنچه در این جلسه آموخته شده است بینش داشته باشد. به این ترتیب، اگرچه برنامه ریزی نشده است که یک جلسه آموزشی باشد، ممکن است یادگیری معنادار صورت گیرد.

بعد از 150 دقیقه بیشتر (قسمت اول 60 دقیقه و استراحت 30 دقیقه دیگر) جلسه تمام شد و همه می توانید به خانه بروید. کار واقعی به تازگی شروع شده است و در فرصت بعدی در مورد آن صحبت خواهیم کرد. به یاد داشته باشید که ما با یک جلسه گروه کوچک سروکار داشتیم. جلسات، با بیش از 15 نفر یا با اکثریت اعضای خارج از شرکت، شایسته یک متن آینده است.

به عنوان نوعی پایان دادن به این متن، ما همچنان از شما می خواهیم که از برنامه اقدام نترسید. ممکن است برای شما هم اتفاق بیفتد، همانطور که برای ما اتفاق افتاد، از خود بپرسید چگونه می توانید مطمئن شوید که تمام وظایف مربوطه تعیین شده است و توزیع آن به روشی دقیق و متعادل برای هر یک از اعضای تیم انجام شده است.

همانطور که از نظر علمی می توانیم به شما بگوییم نترسید که معجزات اتفاق می افتد و اینها تنها بخشی از آنها هستند.