بهبود فرآیند چیست؟

بهبود فرآیند از اصل راهنمای استاندارد ISO 9001 پیروی می کند که طبق آن شرکت ها باید به طور دائم فرآیندها و رویه های خود را بهبود بخشند. هدف جلوگیری از ناکارآمدی، کاهش هزینه های اداری، افزایش مشتری مداری، تضمین کیفیت بالای محصولات و خدمات و ارتقای نوآوری تجاری به عنوان یک ویژگی متمایز در رقابت است.

اساس بهینه‌سازی فرآیند، شناسایی و مشخص کردن مهم‌ترین گردش‌ها و فرآیندهای داخلی است. تا سال 2015، کتابچه راهنمای کیفیت وسیله ای برای این کار بود، اما در عمل اغلب برای شرکت های کوچک و متوسط ​​بسیار پیچیده و غیرعملی به نظر می رسید. بنابراین استاندارد ISO 9001:2015 هیچ گونه مشخصات صریحی در مورد نحوه مستندسازی و بهینه سازی فرآیندها در شرکت ها ارائه نمی کند.

عوامل کلیدی موفقیت در بهبود فرآیند

روش‌های متعددی برای بهبود فرآیند وجود دارد، برای مثال نمودار ایشیکاوا – که به آن نمودار علت و معلولی، فرآیند بهبود مستمر (CIP)، شش سیگما یا کایزن نیز گفته می‌شود . همه این روش ها اساساً بر اساس عوامل کلیدی موفقیت مشابه هستند.

بهبود فرآیند در مراحل مختلفی صورت می گیرد: از تجزیه و تحلیل فرآیند و شناسایی نقاط ضعف گرفته تا تولید ایده ، اجرا و کنترل موفقیت. اگرچه استاندارد ISO 9001:2015 روش استاندارد شده ای را برای بهینه سازی فرآیند مشخص نمی کند، این پنج عامل کلیدی موفقیت در عمل خود را ثابت کرده اند.

در تجزیه و تحلیل فرآیند، بلوک های سازنده مختلف و مراحل یک فرآیند به طور سیستماتیک ارزیابی می شوند تا نقاط ضعف و فرصت های بهبود شناسایی شوند. برای بهبود فرآیند، درک روابط بین بلوک های سازنده مختلف یک فرآیند مهم است. این پیش نیاز برای شناسایی همبستگی های احتمالی است. تجزیه و تحلیل فرآیند از تأثیر منفی بهبود یک جزء فرآیند بر کارایی دیگری جلوگیری می کند.

هدف تجزیه و تحلیل فرآیند شناسایی نقاط ضعفی است که به فرصت ها و زمینه های عمل بالقوه برای بهبود فرآیند تبدیل می شوند. یک  نرم افزار بهبود مستمر  شرکت ها را در دستیابی به این هدف پشتیبانی می کند. نتیجه فهرستی از چالش های کارایی است که از عملکرد بسیار کارآمد یک فرآیند جلوگیری می کند. این زمینه‌های عمل برای بهبود فرآیند منجر به افزایش کارایی (کیفیت بهتر، زمان‌های انتقال سریع، هزینه‌های کمتر و غیره) پس از تکمیل موفقیت‌آمیز این فرآیند می‌شود.

هنگامی که فرآیندها تجزیه و تحلیل شدند و زمینه های عمل به دست آمد، نیاز به ارزیابی دارند. برای این منظور ابتدا زمینه های عمل به صورت استاندارد توصیف می شود. به هر زمینه کاری عنوان و توضیح مختصری داده می شود. علاوه بر این، مشکلات اساسی و اثرات آنها شرح داده شده است. یک پارامتر قابل اندازه گیری تعریف شده است که باید بهبود یابد. پارامترهای اندازه گیری شده می توانند کیفی یا کمی باشند:

• به عنوان مثال، در حوزه تولید، می تواند تعداد محصولات معیوب یا مدت زمان تعویض سیستم های تولید باشد.
• در حوزه منابع انسانی، این می تواند زمان پردازش درخواست ها، تعداد شرکت کنندگان در دوره های آموزشی پیشرفته یا مدت زمان آماده سازی بررسی های پرسنل باشد.
• در مدیریت ایده و مدیریت نوآوری ، این می تواند تعداد ایده های ارائه شده جدید، میانگین ارزیابی ایده های ارسال شده جدید کارکنان، زمان پردازش از ارسال تا اجرای موفقیت آمیز و غیره باشد.

با این حال، یک پارامتر اندازه گیری شده همچنین می تواند رضایت ذهنی کارکنان از یک فرآیند باشد: قابل درک بودن فرآیند، شفافیت و سودمندی.

پس از تشریح زمینه های عمل و تعریف معیارها، توسط تیم های متخصص داخلی مورد ارزیابی قرار می گیرند. بر اساس ارزیابی، بعداً تصمیم گرفته می شود که کدام فرآیندها با اولویت بالاتر و کدام با اولویت کمتر بهبود می یابند. معیارهای ارزیابی عبارتند از:

• نیاز به بهبود: بهبود یک فرآیند خاص در حوزه عمل خاص چقدر مهم است؟
• سودمندی: سود اقتصادی بهبود موفقیت آمیز فرآیند چقدر خواهد بود؟
• فوریت: بهبود فرآیند چقدر فوری است؟ آیا اقدام سریع لازم است؟

عامل کلیدی موفقیت  : بهبود فرآیند را به عنوان یک چالش خلاقانه در نظر بگیرید

یک اصل مهم موفقیت در بهبود فرآیند، توسعه ایده‌های ملموس برای رسیدگی به نقاط ضعف و زمینه‌هایی برای اقدام است که بیشترین اولویت را داشته‌اند. سوال اساسی این است: کدام ایده ها و راه حل های پیشنهادی می توانند یک فرآیند را به بهترین شکل ممکن بهینه کنند؟ ایده پردازی می تواند با استفاده از تکنیک های خلاقیت در کارگاه نوآوری یا با استفاده از نرم افزار مدیریت ایده و نرم افزار مدیریت نوآوری صورت گیرد . هدف برانگیختن خلاقیت کارکنان به منظور ایجاد بهترین راه حل ممکن برای بهبود فرآیند است. نمونه هایی از سوالات کلیدی عبارتند از:

• چگونه یک مرحله را به طور کامل دیجیتالی می کنید تا کل فرآیند مؤثرتر شود؟
• چگونه مراحل فرآیند را برای موثرتر کردن فرآیند کلی یکپارچه می کنید؟
• چگونه مراحل فردی را اولویت بندی می کنید و ترتیب را تغییر می دهید تا روند کلی مؤثرتر شود؟
• چگونه گام‌های فردی را خودکار می‌کنید تا فرآیند کلی مؤثرتر شود؟
• چگونه می‌توانید گام‌ها را برای همه کارکنان شفاف کنید تا فرآیند کلی مؤثرتر شود؟
• چگونه مراحل یا گام های جزئی را با یکدیگر عوض می کنید و بنابراین روند کلی را مؤثرتر می کنید؟

پس از ایده پردازی ، ارزیابی ایده صورت می گیرد. ایده ها با توجه به پتانسیل آنها برای بهبود واقعی ارزیابی خواهند شد. ارزیابی تلاش ها در مقایسه با فواید نیز انجام می شود.

پس از تصمیم گیری در مورد بهترین راه حل ها برای بهبود فرآیند، نقشه راه ترسیم می شود. مسئولیت اجرا تعیین شده است. علاوه بر این، نقاط عطف متمایز تعریف شده است که در آن به اهداف میانی خاصی دست یافته است. نقاط عطف معمولی عبارتند از:

• پیاده سازی فنی راه حل: بسته به نوع بهبود فرآیند – در یک فرآیند تولید، بهینه سازی یک فرآیند دیجیتال، یک فرآیند داخلی موجود، بهبود فرآیندی که شامل طرف های خارجی (مثلا مشتریان) است – راه حل در ابتدا توسط با استفاده از قابلیت های فنی ساده گاهی اوقات توصیه می شود ابتدا یک نمونه اولیه ایجاد کنید تا راه حل قابل مشاهده باشد.
• آزمایش محلول در یک محیط نمونه اولیه: در صورت امکان، ابتدا می توان یک راه حل را در یک منطقه انتخاب شده (مثلاً در بخش هایی از خط تولید) برای مدت زمان محدودی آزمایش کرد. هدف آزمایش پذیرش بهبود فرآیند توسط کارکنان و طرف‌های متاثر (مثلاً مشتریان) است.
• سازگاری راه حل: یافته های مرحله آزمایش نمونه اولیه در راه حل گنجانده شده است.
• اجرای نهایی و عرضه: راه حل توسعه یافته برای بهبود فرآیند به طور کلی معرفی شده است. جایگزین موجود می شود.

رویکرد نمونه اولیه به ویژه برای بهبود فرآیندهایی که تأثیر بیشتری دارند توصیه می شود. به عنوان مثال، هنگامی که صحبت از بهینه سازی فرآیندها از طریق استفاده از فناوری های دیجیتال می شود، یک تغییر می تواند چندین بخش از یک شرکت را تحت تأثیر قرار دهد. همچنین ممکن است با نحوه کار مشتریان تضاد ایجاد شود. اینها را می توان در مرحله نمونه اولیه شناسایی و حل کرد. بهبودهای فرآیند کوچکی که با تلاش و تأثیر محدود قابل اجرا هستند را می توان بدون مرحله نمونه اولیه اجرا کرد.

کلید بهبود فرآیند اندازه گیری موفقیت است. پس از معرفی بهینه سازی فرآیند، ارقام کلیدی تعریف شده در ابتدا با مقادیر موجود قبلی مقایسه می شوند. موفقیت یک بهبود فرآیند را می توان مشاهده کرد، به عنوان مثال، در زمان های پردازش کوتاه، زمان های عملیاتی سریع تر، بهره وری بیشتر کارکنان، افزایش رضایت مشتری و غیره.